UPM Vuosikertomus 2020

päivitettiin. Julkaisimme myös henkilös tölle suunnatun, täysin uuden toimittajien ja kolmansien osapuolten toimintaohjeen verkkokoulutuksen. Verkkokoulutukset ovat helposti työntekijöiden saatavilla yhdellä alustalla. Automaattiset muistutukset ja esimiehen automaattinen informointi tekemättömistä koulutuksista tehostavat koulutusten hal linnointia, ja koulutusraporttien luominen onnistuu helposti. Kuluneen vuoden aikana lyhyen aikavälin kannustepalkkioiden maksun ehdoksi asetettiin pakollisten vaatimusten mukaisuusverkkokurssien suorittaminen. Tätä uutta ehtoa sovelletaan ensimmäisen kerran vuoden 2020 kannustepalkkioiden maksuun keväällä 2021. Vaatimustenmu kaisuuskoulutukset ja niiden suoritusasteet vuoden lopussa näkyvät viereisen sivun taulukossa. Verkkokoulutuksia täydennetään riskiarvioissa tunnistetuille kohderyhmille suunnatuilla luokkahuonekoulutuksilla. Koulutuksia tuetaan aktiivisella viestin nällä, johon kohdennamme jatkossakin resursseja. Vaatimustenmukaisuus edel lyttää, että työntekijämme ovat tietoisia heihin kohdistuvista odotuksista. Seuranta Seurannalla varmistamme vaatimustenmu kaisuuden organisaation kaikilla tasoilla. Seuranta perustuu konserniyhtiöiden riskimatriisiin, jossa on otettu huomioon maariski sekä toimintojemme kompleksi suus ja laajuus kussakin toimintamaassa. Compliance-tiimillä on matriisiin perus tuva kolmivuotinen seurantasuunnitelma vaatimustenmukaisuustarkastuksia varten. Kunakin vuonna tehtävistä tarkas tuksista sovitaan liiketoimintojen kanssa vuosittaisessa riskienarviointiprosessissa, ja ne koordinoidaan sisäisen tarkastuksen kanssa. Vaatimustenmukaisuustarkastus ten havainnot ja suositukset raportoidaan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja liiketoiminnoille. Suositukset toteutetaan yhdessä liiketoimintojen kanssa. Vuonna 2020 Compliance-tiimi teki vaatimustenmukaisuustarkastuksia 20 pai kallisyksikössä Etelä-Amerikassa, Aasiassa ja Euroopassa. Pandemiatilanteen takia useimmat tarkastukset tehtiin virtuaalisina Compliance-tiimi seuraa vaatimustenmu kaisuutta myös vastapuoliriskien hallinta

Viereisen sivun taulukossa on esitetty vuoden aikana raportoidut tapaukset ja esimerkkejä niistä. Viisi tapausta johti kurinpidollisiin toimenpiteisiin, kuten varoituksiin tai työsuhteen purkamisiin.

Vuonna 2020 uudistimme Raportoi vää rinkäytöksestä -kanavan (lue lisää oikealla). Emme suvaitse kostotoimia niitä kohtaan, jotka vilpittömin aikein ilmoittavat epäil lyistä rikkomuksista tai osallistuvat niitä koskeviin tutkimuksiin.

prosessilla, jota havainnollistetaan oikealla. Prosessin tarkoituksena on hallita eri maissa toimiviin liikekumppaneihin liittyviä vaati mustenmukaisuusriskejä. Haluamme tuntea yhteistyökumppanimme ja tehdä entistäkin vastuullisempaa hankintaa. Haluamme myös hallita kauppapakotteisiin liittyviä epävar muustekijöitä tehokkaammin.

TOIMINTAOHJEEMME MUKAISET PÄÄPERIAATTEET

Huolenaiheiden esiin tuominen Tärkeä osa oikein toimimisen kulttuu riamme on se, että työntekijät tuntevat voi vansa nostaa huolenaiheensa esiin ja voivat luottaa siihen, että UPM ryhtyy asianmu kaisiin toimiin. Huolenaiheet on otettava puheeksi ja niiden johdosta on ryhdyttävä tarpeellisiin toimiin.

Sitoudumme toimimaan oikein

Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia

Huolehdimme toimintamme ympäristö vaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta

RAPORTOIDUT TAPAUKSET RAPORTOI VÄÄRINKÄYTÖKSESTÄ -KANAVAN KAUTTA UPM:n Toimintaohjeen osio 2020

2019

Sitoudumme toimimaan oikein

1

1

Meillä on nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen

VAATIMUSTENMUKAISUUDEN SEURANTA

Henkilöstö ja toiminta Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia

4 1

20

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT JOHDON KANSSA merkittävien hankkeiden seuranta, koulutusten seuranta, riskienhallintasuunnitelman toteutuminen

Huolehdimme toimintamme ympäristövaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta

2

Vältämme eturistiriitoja

Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen

Noudatamme kilpailulakeja

3 7 2 3

3 1 1 2

Vältä eturistiriitoja

SÄÄNNÖLLISET VAATIMUSTEN MUKAISUUS TARKASTUKSET konserniyhtiöiden riskimatriisiin perustuen

Suojelemme omaisuutta ja tietoa

Kilpailulakien noudattaminen Suojele omaisuutta ja tietoa Sidosryhmämme Tunnemme yhteistyökumppanimme

UPM:N LIIKETOIMINTA-ALUEET JA MUUT TOIMINNOT

Tunnemme yhteistyökumppanimme

2

1

Teemme yhteistyötä sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa

Yhteensä

23

31

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT TYÖNTEKIJÖIDEN KANSSA , kolmansiin osapuoliin liittyvät due diligence -tarkastukset ja riskien seuranta, UPM:n Raportoin väärinkäytöksestä -kanavan kautta tulleet raportit, EES- ja muut henkilöstökyselyt

Tuomme huolenaiheet esiin

VAATIMUSTENMUKAISUUSKOULUTUKSET MÄÄRITELLYILLE KOHDERYHMILLE 2020

SUORITUS-% 31.12.2020

KOHDE RYHMÄN KOKO

99

18 000 7 130 7 130 3 200 7 130

Toimintaohje-verkkokoulutus

100

Henkilötietojen suojaaminen -verkkokoulutus Korruptionvastainen toiminta -verkkokoulutus

97 97 96 95

VASTAPUOLIRISKIEN HALLINTAPROSESSI

Kilpailulainsäädäntö-verkkokoulutus Salassapito-verkkokoulutus Sisäpiiripolitiikka-verkkokoulutus

•Liikekumppanien julkisiin lähteisiin perustuvat taustatarkastukset •Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa (kauppapakotteet, korruptio, rahanpesu, kilpailuoikeus, petokset) •Ihmisoikeudet •Ympäristö •Toimitusketjun riskiarviot

110

CASE

Matalat riskit

UUSI KANAVA HUOLENAIHEIDEN ESIIN NOSTAMISEEN

Kaikki kanavan kautta lähetetyt ilmoitukset välite tään sisäisen tarkastuksen johtajalle ja vaatimus tenmukaisuusjohtajalle. Useimmissa tapauksissa he delegoivat jatkotoimenpiteet sopivimmalle henkilölle. Palvelussa on tehokkaat toimintatavat ilmoitettujen tapausten hallintaan UPM:n sisällä EU:n ns. whistleblower-direktiivin mukaisesti. Aikaisempina vuosina UPM:llä on tehty rikko muksista noin 30 ilmoitusta vuosittain. Ilmoituksia tulisi todennäköisesti olla enemmän UPM:n kokoisessa yhtiössä, ja niiden määrän odotetaan lisääntyvän uuden kanavan käyttöönoton myötä. Myös asiakkailta ja kumppaneilta toivotaan palautetta epäillyistä rikkomuksista, koska sidosryhmillä on tärkeä rooli UPM:n arvopohjan ylläpitämisessä.

UPM:n liike kumppanit

Tunnistettujen riskien pienentäminen Korkeiden riskien välttäminen

UPM:llä yhtiön arvopohjan ja eettisten normien ylläpitäminen kuuluu kaikille. Haluamme edis tää kulttuuria, jossa huolet otetaan avoimesti puheeksi kollegoiden ja esimiesten kanssa tai ottamalla yhteyttä henkilöstöhallintoon tai muihin tukifunktioihin. Epäkohdan voi nostaa esille myös ilmoituskanavan avulla. Rikkomusta epäiltäes sä ei pidä olettaa, että joku toinen on ehkä jo ilmoittanut asiasta. Raportoi väärinkäytöksestä -kanava uudistettiin vuonna 2020. Uusi palvelu on käytettävissä maailmanlaajuisesti yhtiön verkkosivuilla, ja sitä voivat käyttää sekä henkilöstö että sidosryhmät.

EHKÄISY •Toimittajavaatimukset •Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille •Erityisvaatimukset •Tehostettu taustatarkastus valikoiduille liikekumppaneille •Sopimusprosessi ja liikesuhteen aloitustoimet

SEURANTA •Toimittaja-auditoinnit ja korjaavat toimenpide suunnitelmat •Toimittaja-arvioinnit

REAGOINTI •Tapausten analysointi ja tutkinta •Liikekumppanin poissulkeminen •Sopimuksen päättäminen

Palvelun toimittaa riippumaton ulkopuolinen taho, ja se on saatavilla 40 kielellä kellon ympäri.

78

79

UPM VUOSIKERTOMUS 2020

UPM VUOSIKERTOMUS 2020