UPM Vuosikertomus 2023

VASTUULLISUUS

UPM

BEYOND FOSSILS

LIIKETOIMINNOT

HALLINNOINTI

TALOUDELLISET TIEDOT 2023

SITOUDUMME VAATIMUSTENMUKAISUUTEEN LUOMME ARVOA IHMISILLE JA YHTEISKUNNALLE

Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvia lakeja ja säännöksiä sekä Toimintaohjettamme paikasta, tilanteesta tai henkilöistä riippumatta.

VAIKUTUS • Sitoutunut henkilöstö • Kilpailukykyinen ja keskeytymätön liiketoiminta • Maineemme ja luotettavuutemme säilyttäminen liikekumppanien ja muiden sidosryhmien keskuudessa

TAVOITTEET • Toiminta ja menettelytavat ovat vaatimustenmukaisia

TOIMINTATAPAMME • Olemme jokainen vastuussa oikein toimimisen kulttuurin rakentamisesta omalla toiminnallamme ja valinnoillamme • Emme tingi oikein toimimisesta missään olosuhteissa • Vastuu vaatimustenmukaisuudesta ulottuu hallituksesta ja ylimmästä johdosta kaikkiin työntekijöihin

• Osallistava työympäristö, jossa työntekijät kokevat voivansa nostaa huolenaiheita esiin • Vastuullinen arvonluonti

Toimintaohjeemme ja arvomme autta vat meitä tekemään oikeita valintoja ja näyttävät suuntaa muuttuvassa liiketoimin taympäristössä. Tämä luo perustan pitkän aikavälin menestykselle. Pyrimme varmistamaan arvojemme ja sitoumustemme noudattamisen yhtiön vaa timustenmukaisuusjärjestelmän avulla (oi kealla). Järjestelmä sisältyy hallinnointimal liimme, ja se on suunniteltu tukemaan yhtiön toimintaa ja oikein toimimisen kulttuuria kaikilla tasoilla. Seuraamme kulttuurin ke hittymistä vuosittaisessa henkilöstökyselys sä. UPM:n henkilöstön eettistä käyttäytymis tä koskevan kysymyksen keskiarvotulos oli 75 (74), kun ulkoinen vertailuluku oli 79 (78). Riskien arviointi Jokainen liiketoiminta-alue, liiketoimin tayksikkö ja funktio vastaa omaan toimin taansa liittyvien vaatimustenmukaisuus riskien tunnistamisesta, arvioimisesta ja hallinnasta yhtiön Compliance-tiimin tuel la. Käytämme vuosittaisten riskiarviointien tuloksia ohjaamaan vaatimustenmukai suutta tukevia toimia ja riskienhallintaa liiketoiminnoissa ja funktioissa.

Compliance-tiimi ja liiketoiminnot päivittävät yhdessä riskiarviointeja ja riskienhallintatoimia vuoden mittaan, jotta ne vastaavat riskiympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Tulokset raportoidaan hallituk sen tarkastusvaliokunnalle ja liiketoimin noille neljännesvuosittain. Politiikat ja käytännöt Politiikat ja käytännöt muodostavat vaati mustenmukaisuusohjelmamme perustan. Tarkistamme niiden päivitystarpeen vuosit tain politiikkojemme hallintaprosessin mukaisesti. Maailma ympärillämme on jatkuvassa liikkeessä, liiketoiminnot kehittyvät ja lainsäädännöllinen toimintaympäristö muuttuu. Haluamme varmistaa, että kon sernisääntömme ovat aina relevantteja ja ajan tasalla. Koulutus ja viestintä Politiikat ja käytännöt viedään käytäntöön koulutusten ja viestinnän avulla. Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät verkkokoulutukset kohderyhmittäin ja nii den suorittamisaste esitellään taulukossa

% Toimintaohjetta koskeva koulutus

100

95

sivulla 77. Verkkokoulutukset ovat helposti työntekijöiden saatavilla yhdellä alustalla. Pakollisten verkkokoulutusten suorittami nen on ehtona lyhyen aikavälin kannuste palkkioiden maksamiselle. Koska verkkokoulutuksemme ovat aiemmin olleet saatavilla vain omille työntekijöillemme, vuonna 2023 käyttöön otetulla koulutusalustalla voimme tarjota verkkokoulutuksia myös liikekumppaniem me työntekijöille heidän työskennellessään UPM:lle. Näin voimme varmistaa, että he sitoutuvat samoihin oikein toimimisen periaatteisiin. Täydennämme verkkokoulutuksia luokkahuone- ja virtuaalisella vaatimus tenmukaisuuskoulutuksella. Kohderyhmät määritetään riskiarviointien perusteella. Vaatimustenmukaisuuskoulutuksia tuetaan aktiivisella viestinnällä. Vuonna 2023 aloimme julkaista Toimintaohje-uutiskir jettä, joka käsittelee ajankohtaisia vaati

UPM:N VAATIMUSTENMUKAISUUSJÄRJESTELMÄ

90

Yhtiön suorituskyky Yhtiön maine, tuloksentekokyky, toiminnallinen tehokkuus

85

80

Riskien arviointi Politiikat ja käytännöt Ehkäisevät toimenpiteet

Viestintä Koulutus Ennakoiva neuvonta

19

20 21

22 23

Tavoite

EHKÄISY

100 % henkilöstöstä on suorittanut Toimintaohjetta koskevan koulutuksen (jatkuva)

TAVOITTEET 2030

Jatkuva parantaminen

98 % aktiivisessa työsuhteessa olevasta henkilöstöstä on suorittanut Toimintaohjetta koskevan koulutuksen

Tarkastukset, seuranta ja kyselyt Ilmoitus- ja raportointikanavat

Tutkinta ja ratkaisu Korjaavat toimenpiteet

REAGOINTI

SEURANTA

Oikein toimimisen kulttuuri

74

75

UPM VUOSIKERTOMUS 2023

UPM VUOSIKERTOMUS 2023