UPM vuosikertomus 2014

Riippumaton varmennusraportti Käännös englanninkielisestä tekstistä (alkuperäinen)

Hallinnointi

UPM-Kymmene Oyj on julkinen listattu osakeyhtiö, jonka kotipaikka on Helsinki. Se on UPM-konsernin emoyhtiö, jolla on 110 tytäryhtiötä 44 eri maassa. Konsernin liiketoiminnot on jaettu kuuteen liiketoiminta-alueeseen ja niitä tukeviin konserni­ toimintoihin.

Lue lisää: www.upm.fi/hallinnointi

UPM-Kymmene Oyj:n johdolle

taa, ettei UPM-Kymmene Oyj kaikilta olennai- silta osiltaan soveltaisi AA1000 AccountAbility Principles -periaatteita ja etteikö Vastuullisuus- raportointi olisi kaikilta olennaisilta osiltaan luotettavaa raportointikriteeristön perusteella. Rajoitetun varmuuden antavassa toimeksi­ annossa evidenssin hankkimistoimenpiteet ovat rajoitetumpia kuin kohtuullisen varmuuden antavassa toimeksiannossa, minkä vuoksi siinä saadaan vähemmän varmuutta kuin kohtuulli- sen varmuuden antavassa toimeksiannossa. Var- mennustoimeksiantoon kuuluu toimenpiteitä evidenssin hankkimiseksi Vastuullisuusrapor- tointiin sisältyvistä luvuista ja siinä esitettävistä muista tiedoista sekä AA1000 AccountAbility Principles -periaatteiden soveltamisesta Yhtiös- sä. Toimenpiteiden valinta perustuu varmentajan harkintaan ja arvioihin riskeistä, että Vastuulli- suusraportoinnissa on olennainen virheellisyys ja arvioihin riskeistä, että Yhtiö poikkeaa olen- naisesti AA1000 AccountAbility Principles -periaatteiden soveltamisesta. Olemme toteutta- neet muun muassa seuraavat toimenpiteet: • Haastatelleet Yhtiön ylimmän johdon edustajia. • Haastatelleet Yhtiön työntekijöitä organisaa­ tion eri tasoilta koskien olennaisuutta, sidos- ryhmien odotuksia, niihin vastaamista sekä sidosryhmävuorovaikutusta. • Arvioineet sidosryhmien osallistamista ja odotuksiin vastaamista Yhtiön dokumentaation ja sisäisen viestinnän perusteella. • Arvioineet Yhtiössä olennaisiksi määriteltyjä vastuullisuusnäkökohtia sekä arvioineet Vas- tuullisuusraportointia näiden näkökohtien perusteella. • Toteuttaneet media-analyysin ja internethaun viittauksista Yhtiöön raportointikaudella. • Vierailleet Yhtiön pääkonttorissa ja kolmessa toimipaikassa Suomessa ja Uruguayssa. • Haastatelleet Vastuullisuusraportoinnin sisältämien tietojen keruusta ja raportoinnista vastaavia henkilöitä konsernitasolla ja vierai- lumme kohteena olleissa toimipaikoissa. • Arvioineet, miten konsernin työntekijät sovel- tavat Yhtiön raportointiohjeita ja menettely­ tapoja. • Testanneet tietojen oikeellisuutta ja täydelli- syyttä alkuperäisistä dokumenteista ja järjes- telmistä otospohjaisesti. • Testanneet tietojen yhdistelyä ja suorittaneet uudelleenlaskentaa otospohjaisesti. Johtopäätös Tässä raportissa kuvaamamme työn perusteella tietoomme ei ole tullut seikkoja, jotka antaisivat aiheen olettaa, ettei UPM-Kymmene Oyj kai­ kilta olennaisilta osiltaan soveltaisi AA1000 AccountAbility Principles -periaatteita. Tietoomme ei myöskään ole tullut seikkoja, jotka antaisivat aiheen olettaa, ettei UPM- Kymmene Oyj:n Vastuullisuusraportointia olisi kaikilta olennaisilta osiltaan laadittu käytetyn raportointikriteeristön mukaisesti tai etteikö Vastuullisuusraportointi olisi kaikilta olennai­ silta osiltaan luotettavaa raportointikriteeristön perusteella.

Varmennusraporttiamme luettaessa on otet- tava huomioon yritysvastuutietojen tarkkuutta ja täydellisyyttä koskevat luontaiset rajoitteet. Havainnot ja suositukset Tässä raportissa kuvaamamme työn perusteella raportoimme seuraavat havainnot ja suositukset, jotka koskevat AA1000 AccountAbility Princip- les -periaatteiden soveltamista UPM-Kymmene Oyj:ssä. Nämä havainnot ja suositukset eivät vaikuta edellä esittämiimme johtopäätöksiin. • Sidosryhmien osallistaminen: UPM-Kymmene Oyj:llä on käytössään prosessit sidosryhmien osallistamiseen ja sidosryhmäyhteistyöhön. Sidosryhmäsuhteet-funktio koordinoi sidos­ ryhmäyhteistyötä konsernitasolla. Suositte- lemme, että Yhtiö selvittää tarpeet lisätä sidosryhmäyhteistyön ohjausta Sidosryhmä- suhteet-funktion taholta liiketoimintojen suuntaan. • Olennaisten vastuullisuusnäkökohtien määrittäminen: UPM-Kymmene Oyj:llä on käytössään systemaattinen prosessi vastuulli- suusnäkökohtien olennaisuuden arvioimiseksi ja määrittämiseksi. Yhtiö laati vuoden 2014 aikana olennaisuusarvion, joka kuvaa Yhtiölle ja sen sidosryhmille keskeisimmät kysymykset. Suosittelemme, että Yhtiö jatkaa tältä pohjalta erityisen huomion kiinnittämistä liiketoiminta- ja aluekohtaisiin erityispiirteisiin vuoropuhe- lussaan sidosryhmien kanssa. • Sidosryhmien odotuksiin vastaaminen: UPM-Kymmene Oyj:llä on käytössään pro­ sessit sidosryhmien tarpeisiin ja huoliin vas- taamiseksi. Suosittelemme, että Yhtiö harkit- see mahdollisuuksia hyödyntää Sidosryhmä- suhteet-funktiota yhä enemmän parhaiden käytäntöjen jakamisessa liiketoimintojen välillä. Varmentajan riippumattomuus ja pätevyys Noudatamme riippumattomuusvaatimuksia ja muita eettisiä vaatimuksia, jotka sisältyvät IESBA:n (the International Ethics Standards Board for Accountants) antamiin Eettisiin sään- töihin tilintarkastusammattilaisille. Moniammatillisella yritysvastuun ja varmen- nuksen asiantuntijoista koostuvalla tiimillämme on tämän varmennustoimeksiannon suorittami- seksi vaadittavat taidot ja kokemus taloudellis- ten ja muiden kuin taloudellisten tietojen var- mentamisesta, yritysvastuun strategian ja johta- misen alueella, sosiaalisissa ja ympäristöön liit- tyvissä kysymyksissä sekä relevantti toimialatuntemus.

Olemme UPM-Kymmene Oyj:n (jäljempänä myös Yhtiö) johdon pyynnöstä suorittaneet rajoi­ tetun varmuuden antavan toimeksiannon, jonka kohteena ovat olleet yritysvastuun toimintaindi- kaattorit taloudellisen, sosiaalisen ja ympäristö- vastuun alueilla raportointikaudelta 1.1. 31.12.2014. Varmennetut toimintaindikaattorit on esitetty UPM-Kymmene Oyj:n vuosikertomuksessa 2014 ja yhtiön verkkosivuilla ”Vastuullisuus”-osiossa, ja ne on lueteltu GRI-sisältövertailun jaksossa 5 ”Toimintaa mittaavat indikaattorit” (jäljempänä Vastuullisuusraportointi). GRI-sisältövertailu on esitetty Yhtiön vuosikertomuksessa 2014 ja verkkosivuilla. Rajoitetun varmuuden antavan toimeksian- tomme kohteena on lisäksi ollut AA1000 Account­ Ability Principles -periaatteiden soveltaminen UPM-Kymmene Oyj:ssä. Johdon vastuu UPM-Kymmene Oyj:n johto vastaa Vastuulli­ suusraportoinnin laatimisesta raportointikritee- ristön eli Yhtiön raportointiohjeiden ja Global Reporting Initiativen laatiman yhteiskuntavas- tuun G3-raportointiohjeiston mukaisesti. UPM-Kymmene Oyj:n johto vastaa myös siitä, että Yhtiö soveltaa AA1000 AccountAbility Principles -periaatteita (sidosryhmien osallista- minen, olennaisten vastuullisuusnäkökohtien määrittäminen, sidosryhmien odotuksiin vastaa- minen) AccountAbilityn AA1000 AccountAbility Principles Standard 2008:n mukaisesti. Varmentajan velvollisuudet Meidän velvollisuutenamme on esittää suoritta- mamme työn perusteella johtopäätös Vastuulli- suusraportoinnista ja AA1000 AccountAbility Principles -periaatteiden soveltamisesta Yhtiössä. Tämä varmennusraportti on laadittu toimeksi­ antomme ehtojen mukaisesti. Vastaamme työs- tämme, varmennusraportista ja esittämistämme johtopäätöksistä vain UPM-Kymmene Oyj:lle, emme kolmansille osapuolille. Olemme suorittaneet toimeksiannon kansain­ välisen varmennustoimeksiantostandardin (ISAE) 3000 ”Muut varmennustoimeksiannot kuin menneitä kausia koskevaan taloudelliseen informaatioon kohdistuva tilintarkastus tai yleis- luonteinen tarkastus” mukaisesti. ISAE 3000 -standardi edellyttää ammattieettisten periaattei- den noudattamista ja varmennustoimeksiannon suunnittelemista ja suorittamista siten, että saa- daan rajoitettu varmuus siitä, ettei tietoomme ole tullut seikkoja, jotka antaisivat aiheen olettaa, ettei Vastuullisuusraportointia olisi kaikilta olen- naisilta osiltaan laadittu raportointikriteeristön mukaisesti. Olemme lisäksi suorittaneet työmme AA1000 Assurance Standard 2008:n mukaisesti. Suorit- taaksemme varmennustoimeksiannon Yhtiön kanssa sovitulla tavalla Type 2 -muotoisena AA1000AS (2008) edellyttää varmennustoimeksi­ annon suunnittelemista ja suorittamista siten, että saadaan rajoitettu varmuus siitä, ettei tietoomme ole tullut seikkoja, jotka antaisivat aiheen olet-

VASTUULLISUUS 45–59

UPM:n hallinnointirakenne UPM:n hallinnoinnista ja ohjauksesta vastaa- vat yhtiökokous, hallitus ja toimitusjohtaja oheisessa kuvassa esitetyn mukaisesti. Yhtiön operatiivisessa johtamisessa toimitusjohtajaa avustaa konsernin johtajisto. Konsernin ja liiketoiminta-alueiden strategi- oiden, taloudellisten tavoitteiden, strategisten projektien, investointien, yritysjärjestelyjen sekä muiden strategisten kehityshankkeiden valmistelussa toimitusjohtajaa avustaa strate- giaryhmä, joka koostuu talous- ja rahoitusjoh- tajasta sekä strategiasta, teknologiasta ja lakiasioista vastaavista johtajista. Yhtiön kullakin liiketoiminta-alueella ja konsernitoiminnolla on oma johtoryhmänsä, jonka tehtävänä on avustaa kyseisen liiketoi- minta-alueen tai toiminnon johtajaa strategioi- den, budjettien, kaupallisten strategioiden, liiketoiminnan kehityssuunnitelmien ja kyseisen liiketoiminta-alueen tai toiminnon toiminta- mallin ja organisaation valmistelussa ja toteut- tamisessa. Hallinnointiperiaatteet Suomalaisia listayhtiöitä koskevien lakien ja säädösten lisäksi UPM noudattaa Arvopaperi- markkinayhdistyksen julkaiseman Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksia, joihin UPM:n hallinnointi myös perustuu. UPM:n selvitys yhtiön hallinto- ja ohjausjärjes- telmästä vuodelta 2014 sekä 3.3.2015 päivätty palkka- ja palkkioselvitys, jotka on laadittu Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suositusten 54 ja 47 mukaisesti, ovat nähtävissä yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.upm.fi Sijoittajat-osion kohdassa Hallinnointi. Yhtiön hallinnointi perustuu lisäksi oheises- sa taulukossa lueteltuihin työjärjestyksiin, politiikkoihin ja ohjeisiin. UPM:n Toimintaohje muodostaa perustan yhtiön kaikille toiminnoille ja määrittää kaik- kien UPM:n työntekijöiden tavan toimia. Toimintaohjeessa käsitellään lakien noudatta- mista ja tietojen julkistamista, eturistiriitoja, lahjoja ja lahjonnan kieltoa sekä henkilöstöön, ihmisoikeuksiin ja ympäristöön liittyviä toi- mintatapoja. Toimintaohjeen vastainen toimin- ta johtaa kurinpidollisiin toimiin ja tarvittaessa työsuhteen lopettamiseen. Toimintaohjetta täydentävät konsernin johtajiston hyväksymät yksityiskohtaisemmat säännöt ja ohjeet, jotka koskevat muun muassa lahjonnan kieltoa, kilpailulainsäädännön noudattamista, sopi- musten hallinnointia, henkilöstöä, ympäristöä sekä työturvallisuutta ja tasavertaisuutta.

UPM-KYMMENE OYJ:N HALLINNOINTIRAKENNE JA POLITIIKAT

YHTIÖKOKOUS (OSAKKEENOMISTAJAT)

Antaa tilin- tarkastus- kertomuksen

Valitsee

Valitsee

Palkitsemisvaliokunta

Raportoi

HALLITUS

TILINTARKASTAJA

Nimitys- ja hallinnointi­ valiokunta

Avustaa

Nimittää Ohjaa Valvoo

Raportoi

Tarkastusvaliokunta

TOIMITUSJOHTAJA

Ohjaa Valvoo

SISÄINEN TARKASTUS

STRATEGIARYHMÄ

Nimittää

Raportoi

JOHTAJISTO

Työjärjestys/ politiikka/ohje

Hyväksynyt

Hyväksytty

Viimeksi muutettu

22.3.2010

Yhtiöjärjestys

Yhtiökokous

31.10. ja 1.11.1995 *)

Toimintaohje

Hallitus

31.5.2006

3.8.2010

Hallituksen työjärjestys

Hallitus

31.5.2006

24.10.2013

Tarkastusvaliokunnan työjärjestys Palkitsemisvaliokunnan työjärjestys Nimitys- ja hallinnointi- valiokunnan työjärjestys

Hallitus

31.5.2006

24.10.2013

Hallitus

31.5.2006

24.10.2013

Hallitus

31.5.2006

24.10.2013

Riskienhallintapolitiikka Hallitus

1.2.2007

6.4.2009

Tiedonantopolitiikka

Hallitus

24.7.2008

–

Konsernin rahoitus- politiikka Tytäryhtiöiden ja liiketoimintayksiköiden rahoituspolitiikka

Hallitus

1996

26.4.2012

Hallitus

1996

26.4.2012

Sisäpiiriohje

Hallitus

31.10.2006

24.10.2013

Hyväksymispolitiikka

Hallitus

5.2.2009

3.2.2015

Sisäisen tarkastuksen työjärjestys

Hallitus

1.2.2010

–

*) Hyväksytty sulautuvien yhtiöiden Repola Oy:n ja Kymmene Oy:n yhtiökokouksissa.

Helsingissä 19. päivänä helmikuuta 2015

Varsinainen yhtiökokous 2014 Yhtiökokous on yhtiön ylin päättävä elin. Vuonna 2014 UPM:n varsinainen yhtiökokous pidettiin 8. huhtikuuta Helsingissä. Kokouk- seen osallistui henkilökohtaisesti tai lakimääräi- sen edustajan tai valtuutetun asiamiehen

edustamana yhteensä 1 984 (2013: 1 769) osak- keenomistajaa, jotka edustivat 45,6 % (42,4 %) yhtiön rekisteröidystä osakepääomasta ja äänimäärästä kokouspäivänä. Varsinainen yhtiökokous hyväksyi yhtiön tilinpäätöksen tilikaudelta 1.1.–31.12.2013,

PricewaterhouseCoopers Oy

Sirpa Juutinen

Maj-Lis Steiner Director, KHT

Partner

Sustainability & Climate Change

Tilintarkastuspalvelut

SISÄLTÖ

59

60

UPM Vuosikertomus 2014

UPM Vuosikertomus 2014