UPM Vuosikertomus 2019

Henkilöstö

MERKITYS • Vaatimustenmukaisuus on olennainen osa vastuullisuutta, joka on yksi strategiamme painopistealueista • Vaatimustenmukaisuus auttaa meitä rakentamaan kestävää liiketoimintaa pitkällä aikavälillä • Vaatimustenmukaisuus on tärkeä päätöksenteon, johtamisen ja toiminnan väline TAVOITTEET • Toiminnot ja menettelytavat ovat vaatimustenmukaisia • Osallistava työympäristö, jossa työntekijät kokevat voivansa tuoda esiin huolenaiheensa • Vastuullinen arvon luonti TOIMINTATAPAMME • Olemme kaikki vastuussa oikein toimimisen kulttuurin rakentamisesta omalla toiminnallamme ja valinnoillamme • Emme tingi oikein toimimisesta missään olosuhteissa • Vastuu vaatimustenmukaisuudesta ulottuu hallituksesta ja ylimmästä johdosta kaikkiin työntekijöihin

OIKEITA VALINTOJA

TOIMINTAOHJEEMME MUKAISET PÄÄPERIAATTEET

Sitoudumme toimimaan oikein Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia Huolehdimme toimintamme ympäristö­ vaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta

Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvia lakeja ja säännöksiä sekä Toiminta ohjettamme paikasta, tilanteesta tai henkilöistä riippumatta. Toimintaohjeemme ja arvomme auttavat meitä tekemään oikeita valintoja ja näyttävät suuntaa muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Tämä luo perustan pitkän aikavälin menestyksellemme.

Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen

Vältämme eturistiriitoja Noudatamme kilpailulakeja

UPM:N VAATIMUSTENMUKAISUUSJÄRJESTELMÄ

Vaatimustenmukaisuusjärjestelmämme sisältyy hallinnointimalliim- me ja on suunniteltu tukemaan yhtiön suorituskykyä ja oikein toimi- misen kulttuuria kaikilla tasoilla. Seuraamme tämän kulttuurin kehi- tystä oikein toimimista kuvaavan indeksiluvun avulla. Indeksiluku on seuraavien henkilöstökyselyn kysymysten positiivisten vastausten pe- rusteella laskettu keskiarvo: 1. Ymmärrän UPM:n Toimintaohjeen ja eettiset normit. 2. Jos minun pitäisi tehdä ilmoitus epäeettisestä toiminnasta tai väärinkäytöksestä, olen varma, että UPM käsittelisi sen tehokkaasti. 3. UPM toimii eettisesti ja UPM:n Toimintaohjeen mukaisesti. Oikein toimimisen indeksilukumme vuonna2019oli 86%(2018: 86%).

Vaatimustenmukaisuusjärjestelmämme pääpaino on ennalta- ehkäisevissä toimissa, jotka perustuvat riskienhallinnan vuosi- kelloon ja kaikkien liiketoiminnan ja muun toimintamme riskiar- viointeihin. Vaatimustenmukaisuusjärjestelmäämme ja siihen liittyviä toimia on esitelty viereisellä sivulla olevassa kuvassa. Vaatimustenmukaisuutta varmistavia toimia Pyrimme varmistamaan arvojemme ja sitoumustemme noudat- tamisen kouluttamalla henkilöstöä, lisäämällä tietoisuutta aktii- visella viestinnällä ja kehittämällä yhtiön riskienhallinta-, seu- ranta- ja raportointiprosesseja.

Yhtiön suorituskyky Yhtiön maine, tuloksentekokyky, toiminnallinen tehokkuus

Suojelemme omaisuutta ja tietoa Tunnemme yhteistyökumppanimme Teemme yhteistyötä sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa

EHKÄISY

Riskien arviointi Politiikat ja käytännöt Ehkäisevät toimen piteet

Viestintä Koulutus Ennakoiva neuvonta

Jatkuva parantaminen

Tuomme huolenaiheet esiin

Tarkastukset, seuranta ja kyselyt Ilmoitus- ja raportointikanavat

REAGOINTI

SEURANTA

Tutkinta ja ratkaisu Korjaavat toimenpiteet

Compliance-tiimi järjesti useita koulutuksia päivitetystä Toimintaohjeesta. Yksi tapahtumista järjestettiin UPM Changshun paperitehtaalla kesäkuussa.

Oikein toimimisen kulttuuri

tehdä vielä vastuullisempia hankintoja. Haluamme myös pystyä hallitsemaan kauppapakotteisiin liittyviä epävarmuuste- kijöitä tehokkaammin. Uusi työkalu tukee automaattisilla seulonta- ja hälytystoimin- noilla ennaltaehkäisevää päätöksentekoa ja mahdollistaa kehittyneemmät seuranta- ja dokumentointiketjut. Politiikat ja käytännöt UPM:n Toimintaohje päivitettiin vuoden aikana. Se kattaa nyt kaikki tärkeimmät vaatimustenmukaisuuden riskialueet ja ot- taa huomioon muuttuneen liiketoimintam- me, kehittyvän liiketoimintaympäristön ja sidosryhmien odotukset. Hallitus hyväksyi päivitetyn Toimintaohjeen huhtikuussa. Toimintaohjeessa on uusi eturistiriitoja kä- sittelevä luku ja siinä korostetaan entistä

Riskien arviointi Jokainen liiketoiminta-alue, funktio ja yk- sikkö vastaa omaan toimintaansa liittyvien riskien tunnistamisesta, mittaamisesta ja hallinnasta yhtiön compliance-tiimin tuel- la. Vuosittaisten riskiarviointien ja -kes- kusteluiden tuloksia käytetään ohjaamaan vaatimustenmukaisuutta tukevia toimia ja riskienhallintaa. Yksi esimerkki compliance-tiimin riski- enhallinnasta on vastapuoliriskien hallin- taan liittyvä hanke, joka käynnistettiin alun perin vuonna 2017 ja otettiin käyttöön vuoden 2019 huhtikuussa. Hankkeen tu- loksena meillä on nyt uusi työkalu ja pa- remmat prosessit, joiden avulla voimme hallita lukuisiin vastapuoliimme liittyviä riskejä eri maissa ja maanosissa. Haluam- me tuntea yhteistyökumppanimme ja

74

75

TAPAMME TOIMIA

TAPAMME TOIMIA

UPM VUOSIKERTOMUS 2019

UPM VUOSIKERTOMUS 2019

SISÄLLYS