UPM Vuosikertomus 2020

PÄÄTÖKSISTÄ TOTEUTUKSEEN Tähtäämme korkeammalle myös hallinnoinnissamme. Päätöksentekoamme, johtamistamme ja toimintaamme ohjaavat arvomme ja UPM:n Toimintaohjeen periaatteet. Hallinnointirakenteemme tukee hyvää hallinnointia, vastuullista liiketoimintaa ja vaatimustenmukaisuutta kaikilla tasoilla määrittäen selvät vastuut ja raportointilinjat.

UPM:n Biofore-strategian painopisteet ovat edelleen tuloksentekokyky, kasvu, innovaatiot, vastuullisuus ja portfolion kehittäminen.

UPM-Kymmene Oyj (UPM tai yhtiö) nou dattaa kaikkia Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n julkaiseman listayhtiöiden hallinnoin tikoodin suosituksia. Hallinnointikoodin mukaisesti olemme julkaisseet selvityksen UPM:n hallinto- ja ohjausjärjestelmästä (CG-selvitys) tilikaudelta 2020. CG-sel vitys on saatavana yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.upm.fi/hallinnointi. Viit taamme tähän CG-selvitykseen seuraavien tietojen osalta: • Yhtiön hallinnointirakenne ja johtamis järjestelmä • Hallituksen ja valiokuntien tehtävät ja vastuut • Johtoelinten tehtävät ja vastuut • Sisäiseen valvontaan, riskienhallintaan, sisäiseen tarkastukseen, sisäpiirihallin toon ja lähipiiritoimiin liittyvät hallinta- ja valvontamenettelyt. Yhtiökokous Yhtiön vuoden 2020 varsinainen yhtiöko kous pidettiin erityisjärjestelyin 31. maalis kuuta 2020 Helsingissä. Yhtiökokouskutsu julkaistiin tammikuussa. COVID-19-pan demian puhjettua yhtiö ryhtyi mittaviin toimiin, jotta varsinainen yhtiökokous pystyttäisiin järjestämään suunnitellusti ja tärkeät päätökset liittyen esimerkiksi osingonjakoon saataisiin tehtyä. Osakkeen omistajien toivottiin käyttävän valtakirja palvelua henkilökohtaisen osallistumisen sijasta, jotta fyysisesti paikalle saapuisi mahdollisimman vähän ihmisiä. Lisäksi käytössä oli muita varotoimia, kuten osal listujien jakaminen eri kokoushuoneisiin,

joista oli järjestetty videoyhteys pääkokous huoneeseen. Yhtiökokoukseen osallistui yhteensä 2 524 (2019: 3 561) osakkeenomis tajaa lähinnä valtakirjojen kautta. Kokouk sessa oli läsnä tai edustettuna 52,0 % yhtiön kaikista osakkeista ja äänistä. Haluamme kiittää osakkeenomistajiamme, joiden ansiosta pystyimme järjestämään varsinai sen yhtiökokouksen suunniteltuna päivänä,

vaikka valtioneuvoston asettama kokoontu misrajoitus rajoitti paikan päälle saapuvien henkilöiden määrää. Osakkeenomistajat noudattivat yhtiön pyyntöä ja seurasivat yhtiökokousta suoran verkkolähetyksen kautta henkilökohtaisen osallistumisen sijasta. UPM auttoi osakkeenomistajia käyttämään osakkeenomistajan oikeuk siaan myös tarjoamalla valtakirjapalvelun

Hallinnoinnin viitekehys Oheinen kuva havainnollistaa hallinnointimme viitekehystä.

Toimintaohje

Hallinnointi- koodi

Yhtiöjärjestys

UPM

Lait, säännökset, säännöt, ohjeet ja standardit

Hallituksen ja valiokuntien työjärjestykset

Yhtiön politiikat, säännöt, toiminta- tavat ja ohjeet

100

101

UPM VUOSIKERTOMUS 2020

UPM VUOSIKERTOMUS 2020