UPM Vuosikertomus 2022

VASTUULLISUUS

UPM

BEYOND FOSSILS

LIIKETOIMINNOT

HALLINNOINTI

TALOUDELLISET TIEDOT 2022

VAATIMUSTENMUKAISUUDEN SEURANTA

Seuranta Tavoitteemme on varmistaa vaatimusten mukaisuus organisaation kaikilla tasoilla seurannan avulla. Seuranta perustuu konserniyhtiöiden riskimatriisiin, jossa on otettu huomioon maariski sekä toiminto jemme kompleksisuus ja laajuus kussakin toimintamaassa. Compliance-tiimillä on matriisiin perustuva kolmivuotinen seurantasuun nitelma yksikkökohtaisia vaatimusten mukaisuustarkastuksia varten. Kaikkia eettiseen liiketoimintaan liittyviä aiheita käsittelevien yleisten tarkastusten lisäksi teemme riskipohjaisia arvioita esimerkiksi kilpailulainsäädännön noudattamisesta tai korruptionvastaisesta toiminnasta. Kunakin vuonna tehtävistä tarkas tuksista sovitaan liiketoimintojen kanssa vuosittaisessa riskienarviointiprosessissa, ja ne koordinoidaan sisäisen tarkastuksen kanssa. Vaatimustenmukaisuustarkastusten keskeiset havainnot ja suositukset raportoi daan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja liiketoiminnoille. Suositukset toteutetaan yhdessä liiketoimintojen kanssa. Vuonna 2022 Compliance-tiimi teki vaati mustenmukaisuustarkastuksia 16 paikallisyk sikössä tai toiminnossa Pohjois- ja Etelä-Ame rikassa, Aasian ja Tyynenmeren alueella sekä Euroopassa. COVID-19-pandemian vuoksi osa tarkastuksista tehtiin edelleen virtuaalisina. Compliance-tiimi seuraa vaatimustenmukai suutta myös vastapuoliriskien hallintaproses silla (oikealla).

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT JOHDON KANSSA , merkittävien hankkeiden seuranta, koulutusten seuranta, riskienhallintasuunnitelman toteutuminen

SÄÄNNÖLLISET VAATIMUSTEN MUKAISUUS TARKASTUKSET konserniyhtiöiden riskimatriisiin perustuen

UPM:N LIIKETOIMINTA-ALUEET JA MUUT TOIMINNOT

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT TYÖNTEKIJÖIDEN KANSSA, kolmansiin osapuoliin liittyvät due diligence -tarkastukset ja riskien seuranta, UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan kautta tulleet raportit, EES- ja muut henkilöstökyselyt

CASE

VASTAPUOLIRISKIEN HALLINTAPROSESSI

•Liikekumppanien julkisiin lähteisiin perustuvat taustatarkastukset •Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa (kauppapakotteet, korruptio, rahanpesu, kilpailuoikeus, petokset) • Ihmisoikeudet • Ympäristö •Toimitusketjun riskiarviot

KASVATA OMA PUU

väärinkäytöksistä ja niiden käsittelystä yhtiössä esimerkein. Alla olevassa taulukossa on esitetty hal lintajärjestelmään vuonna 2022 raportoidut väärinkäytöstapaukset ja esimerkkejä käsi tellyistä tapauksista. Kahdeksan tapausta johti kurinpidollisiin toimenpiteisiin, kuten varoituksiin tai työsuhteen purkamisiin. Väärinkäytösten tutkintaan sisältyy juuri syyanalyysi, jolla voidaan arvioida mah dollisia vaatimustenmukaisuusohjelman parantamistarpeita.

Huolenaiheiden esiin tuominen Tärkeä osa oikein toimimisen kulttuuriam me on, että työntekijät tuntevat voivansa nostaa huolenaiheensa esiin ja voivat luottaa siihen, että UPM ryhtyy asianmu kaisiin toimiin. Huolenaiheet on otettava puheeksi. Emme suvaitse kostotoimia niitä kohtaan, jotka vilpittömin aikein ilmoittavat epäillyistä rikkomuksista tai osallistuvat niitä koskeviin tutkimuksiin. Julkaisimme vuonna 2022 toisen oikein toimimisen kulttuuria käsittelevän sisäisen raportin. Se kertoo henkilöstölle

Päivitämme Toimintaohjeemme kolmen vuoden välein, jotta se pysyy linjassa nopeasti muuttuvan maailman kanssa. Uu sittuun ohjeeseen liittyy aina uusi pakollinen koulutus. Vuoden 2022 verkkokoulutus keskittyi Toimintaohjeen pääperiaatteiden lisäksi siihen, miten voimme soveltaa ohjetta jokapäiväisessä työssä ja miten valintamme vaikuttavat muihin. Kuten Toimintaohjeuudis tuksessakin, yksi verkkokoulutuksen päätee moista oli monimuotoisuuden ja osallistavan työympäristön edistäminen. Verkkokoulutukset alkoivat syyskuussa kahdella versiolla, molemmat 18 kielellä, joista toinen oli suunnattu toimihenkilöille ja toinen työntekijöille. Koulutuksia kohdenta malla pyrimme löytämään soveltuvimmat tosielämän tilanteet. Verkkokoulutuksen idea na oli kasvattaa oikeilla valinnoilla oma puu. Käytössämme oli lisäksi nyt toista kertaa esihenkilöille suunnattu oma koulutus materiaali. Esihenkilöt saivat tietoa siitä, mitä heiltä odotetaan, mutta myös tukea oikein toimimisen kulttuurin juurruttamisessa tiimeissään. Kuudella kielellä saatavilla olevan koulutuksen on tehnyt 88 % kaikista UPM:n esihenkilöistä. Se on otettu erittäin myönteisesti vastaan, sillä 95 % vastaajista kokee koulutuksen vahvistavan sitoutumis taan oikein toimimisen kulttuuriimme.

Matalat riskit

UPM:n liike kumppanit

Tunnistettujen riskien pienentäminen Korkeiden riskien välttäminen

EHKÄISY • Toimittajavaatimukset •Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille • Erityisvaatimukset •Tehostettu taustatarkastus valikoiduille liikekumppaneille •Sopimusprosessi ja liikesuhteen aloitustoimet

SEURANTA •Toimittaja-auditoinnit ja korjaavat toimenpide- suunnitelmat • Toimittaja-arvioinnit

REAGOINTI •Tapausten analysointi ja tutkinta •Liikekumppanin poissulkeminen •Sopimuksen päättäminen

EPÄILLYT VÄÄRINKÄYTÖSTAPAUKSET UPM:n Toimintaohjeen osio

Raportoidut tapaukset liittyivät sekä UPM:n että UPM:n toimittajien huolenaiheisiin. Ne koskivat esimerkiksi epäilyksiä turvallisuussääntöjen rikkomisesta, johtamisen ja UPM:n arvoihin liittyvistä haasteista sekä syrjinnästä, häirinnästä ja epäasiallisesta käytöksestä.

2022

2021

Sitoudumme toimimaan oikein

5

1

Henkilöstö ja toiminta Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia

25

19

Huolehdimme toimintamme ympäristövaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta

4

2

VAATIMUSTENMUKAISUUSKOULUTUKSET MÄÄRITELLYILLE KOHDERYHMILLE 2022

SUORITUS-% 31.12.2022

KOHDE RYHMÄN KOKO

Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen

Työntekijä oli antanut asiakkaan edustajalle UPM:n sisäisten sääntöjen vastaisia lahjoja. Lisäksi työntekijä oli kiertänyt UPM:n lahjoihin liittyviä sisäisiä kontrolleja. Kirjallinen varoitus.

97 99 99 99 99 98

16 000 6 850 6 850 6 850 2 900

Toimintaohje-verkkokoulutus

2 4 0 8

0 8 5

Henkilötietojen suojaaminen -verkkokoulutus Korruptionvastainen toiminta -verkkokoulutus

Vältä eturistiriitoja

Kilpailulakien noudattaminen Suojele omaisuutta ja tietoa Sidosryhmämme Tunnemme yhteistyökumppanimme

Salassapito-verkkokoulutus

23

Kilpailulainsäädäntö-verkkokoulutus Sisäpiiripolitiikka-verkkokoulutus

Työntekijän esihenkilö oli sukulainen. UPM:n Toimintaohjeen mukaan tällainen raportointi suhde ei ole sallittu. Kirjallinen varoitus.

6

8

120 450

www.upm.fi/hallinnointi/vaatimustenmu kaisuus

Yhteensä

54

66

100

Toimialajärjestöihin osallistuminen -verkkokoulutus

76

77

UPM VUOSIKERTOMUS 2022

UPM VUOSIKERTOMUS 2022