UPM vuosikertomus 2017

allinnointi

Lyhyesti

Strategia

Liiketoiminnot

Sidosryhmät

Hallinnointi

Tilinpäätös

98%

18

UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanava on ulkoisten sidosryhmien käytettävissä yhtiön internetsivuilla ja UPM:n työntekijöiden käytettä­ vissä intranetissä. Raportointikana- van kautta tai suoraan sisäiselle tarkastukselle raportoitujen tapaus­ ten määrä vuonna 2017: 34. Muiden tiedustelujen tai palauttei- den lukumäärä: 220.

Tähtäämme korkeammalle myös hallinnoin­ nissamme. Olemme sitoutuneet hyvään hallinnointiin ja Toimintaohjeeseemme (UPMCode of Conduct) sisältyvien johtavien periaatteiden ja soveltuvien lakien ja sään­ nösten noudattamiseen. Hallinnointiraken­ teemme tukee hyvää hallinnointia, vastuul­ lista liiketoimintaa ja vaatimustenmukai- suutta kaikilla tasoilla määrittäen selvät vastuut ja raportointilinjat. Hallinnointi­ rakenteemme on esitelty yhtiön internet­ sivuilla ja vuoden 2017 selvityksessä hallin­ to-ja ohjausjärjestelmästä, joka on myös saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.upm.fi/hallinnointi. Vaatimustenmukaisuuden hallinnointi Vaatimustenmukaisuusjärjestelmämme on upotettu hallinnointimalliimme ja on suun­ niteltu tukemaan yhtiön suorituskykyä ja oikein toimimisen kulttuuria kaikilla tasoilla. Pääpaino on ennaltaehkäisevissä toimissa, jotka perustuvat riskienhallinnan vuosi­ kelloon ja kaikkien liike- ja muiden toiminto­ jen riskiarviointeihin. UPM:n vaatimusten­ mukaisuusjärjestelmää ja siihen liittyviä toimia on esitelty kuvassa oikealla. Riskien­ hallintaprosessia on kuvattu vuoden 2017 selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä. Vastuu vaatimustenmukaisuudesta ulottuu yhtiön hallituksesta jokaiseen UPM:n työn­ tekijään, kuten alla olevassa taulukossa on kuvattu. Pyrimme varmistamaan arvojemme ja sitoumustemme noudattamisen koulutta­ malla henkilöstöä, lisäämällä tietoisuutta aktiivisella viestinnällä ja kehittämällä yhtiön riskienhallinta-, seuranta- ja raportointipro­ sesseja. Vaatimustenmukaisuuskoulutuksia jär­ jestetään riskiarviointien perusteella määri­ tellyille kohderyhmille.

Päätöksentekoamme, johtamistamme ja toimintaamme ohjaavat arvomme ja Toimintaohjeemme mukaiset periaatteet. Näistä periaatteista emme tingi missään olosuhteissa.

aktiivisessa työsuhteessa ole­ vasta henkilöstöstä oli suorittanut UPM:n toimintaohjekoulutuksen ”Jokainen valinta on tärkeä” vuoden 2017 loppuun mennessä

Toimintaohjeen kieliversioiden määrä UPM:n intranetissä ja yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.upm.fi/hallinnointi.

RAPORTOIDUT TAPAUKSET

2017

Petos

4 2 4 9

Yksikään tapauksista ei liittynyt korruptioon tai syrjintään. Neljä tapausta johti kurinpidollisiin toimenpiteisiin, kuten varoituksiin tai työsuhteiden päättämisiin.

IPR / luottamukselliset tiedot

Eturistiriidat

Yleiset henkilöstöasiat

Muut

15

KOULUTUKSET MÄÄRITELLYILLE KOHDERYHMILLE 2017

KOHDERYHMÄN KOKO

Toimintaohje

18 600

Korruptionvastainen toiminta

7 200 3 300 7 200

Kilpailulainsäädäntö Luottamuksellisuus

Markkinoiden väärinkäyttöasetus (sisäpiiriasiat)

330

UPM:N VAATIMUSTENMUKAISUUSJÄRJESTELMÄ

Yhtiön suorituskyky Yhtiön maine, tuloksentekokyky, toiminnallinen tehokkuus

EHKÄISY

Riskien arviointi Politiikat ja käytännöt Ehkäisevät toimenpiteet

Viestintä Koulutus Ennakoiva neuvonta

Jatkuva parantaminen

Tarkastukset, seuranta ja kyselyt Ilmoitus- ja raportointikanavat

REAGOINTI

SEURANTA

Tutkinta ja ratkaisu Korjaavat toimenpiteet

Hallinnointi

Oikein toimimisen kulttuuri

VASTUUT UPM:N VAATIMUSTENMUKAISUUSJÄRJESTELMÄSSÄ Hallitus

RESPONSIBILITIES IN UPM COMPLIANCE SYSTEM Tiedonantotyöryhmä

Hyväksyy yhtiön arvot ja politiikat sekä seuraa niiden noudattamista Auttaa hallitusta seuraamaan vaatimusten- mukaisuutta käsittelemällä neljännesvuosit- taiset varmennus- ja vaatimustenmukaisuus- raportit Ylimmän tason sitoutuminen, johtaa ja valvoo yhtiön päivittäistä liiketoimintaa Ylimmän tason sitoutuminen, avustaa toimi- tusjohtajaa konsernitason sääntöjen ja menettelytapojen hyväksymisessä ja toimeenpanossa Ylimmän tason sitoutuminen, konsernitason sääntöjen ja menettelytapojen käyttöönotto liiketoiminnoissa, riskienhallinnan ja varmennuksen käsittely Integroi oikein toimimisen ja vastuullisuuden yhtiön strategioihin Valvoo väitettyjen väärinkäytösten tutkimista ja neuvoo korjaavissa toimenpiteissä

Arvioi soveltuvien tiedottamisvaatimusten noudattamista

Tarkastusvaliokunta

Varmennustyöryhmä Koordinoi neljännesvuosittaisten konserni­ tason varmennusraporttien laatimista ja valvoo soveltuvien taloudellista raportointia koskevien vaatimusten noudattamista Sisäisen tarkastuksen johtaja Ylläpitää yhtiön Raportoi väärinkäytöksestä -kanavaa, suorittaa tutkimuksia ja raportoi neljännesvuosittain tarkastusvaliokunnalle Vaatimustenmukaisuusjohtaja Omistaa Toimintaohjeen, valvoo vaatimusten­

Toimintaohjeemme periaatteet

Sitoudumme toimimaan oikein Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia Huolehdimme toimintamme ympäristövaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen Tunnemme yhteistyökumppanimme Noudatamme kilpailulakeja Suojelemme UPM:n omaisuutta ja tietoa Sitoudumme vastuulliseen hankintaan Teemme yhteistyötä sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa Tuomme epäkohdat esiin

Toimitusjohtaja

Johtajisto

mukaisuusjärjestelmää, johtaa lainsäädän­ nön noudattamiseen liittyviä vaatimusten­ mukaisuusohjelmia ja raportoi neljännes­ vuosittain tarkastusvaliokunnalle Tekevät oikeita valintoja päivittäisessä työssään Raportoi neljännesvuosittain tarkastusvalio­ kunnalle ja kaksi kertaa vuodessa hallituk­ selle varmennusasioista ja antaa vuosittaisen tilintarkastuskertomuksen osakkeenomistajille

Liiketoiminta-alueiden hallitukset

UPM:n työntekijät

Tilintarkastaja

Strategiaryhmä

Eettinen neuvoa-antava työryhmä

SISÄLTÖ

UPM Vuosikertomus 2017 76

77 UPM Vuosikertomus 2017