UPM Vuosikertomus 2019

Henkilöstökyselyn tuloksiin perustuva oikein toimimisen indeksi 86% UPM:n Toimintaohjeen kieliversioiden määrä yhtiön intranet- ja internetsivuilla upm.com/hallinnnointi 19

Toimintaohjetta koskeva koulutus

CASE

%

100

PELILLISTÄMINEN HERÄTTÄÄ TOIMINTAOHJEEN HENKIIN Vuonna 2019 päivitetty Toimintaohje on kompassimme, joka ohjaa käyttäytymistäm- me ja toimiamme sekä auttaa meitä teke- mään oikeita päätöksiä työssämme. Toimin- taohjeen sisältöä käsittelevä verkkokoulutus on pakollinen kaikille työntekijöille. Sen suunnittelussa lähdettiin sisällön pelillistämi- seen, jotta siitä saataisiin entistä merkityk- sellisempi ja osallistavampi. Koulutuksessa työntekijöille esitellään tilanteita, jotka voisivat tosielämässä tulla eteen kenelle tahansa, ja heiltä kysytään, mitä he tekisivät vastaavassa tilanteessa. Yhden päivän tapahtumat alkavat aamiais- pöydästä ja päättyvät kotiinpaluuseen. Verkkokoulutuksen tekijä on yksi tarinan henkilöistä. Jos kollegan postaukset sosiaalisessa medi- assa sisältävät liikaa tietoa, mitä teet? Jos kollegasi käytös häiritsee tiimiläistäsi, otatko asian puheeksi? Jos kollegasi ehdottaa puoli- soaan työhön UPM:ssä, mitä vastaat? Tari- nan henkilöiden pisteet karttuvat tai vähene­ vät tilanteissa annettujen vastausten mukaan. Työntekijöille annetaan useita vastausvaih- toehtoja, eivätkä vastaukset ole yksiselittei- siä vaan oikeita vastauksia voi olla useita. Näin koulutus jäljittelee aitoa elämää, jossa oikea valinta ei aina ole heti ilmeinen, vaan tilannetta on arvioitava eri näkökulmista. Verkkokoulutuksen pelillistäminen on osoittautunut onnistuneeksi ratkaisuksi. Saadun palautteen perusteella Toimintaoh- je on nyt lähempänä työntekijöiden arkea. Verkkokoulutuksen viesti välittyy selvästi pelinomaisuudesta huolimatta. Tuomme Toimintaohjeen sisällön ja hengen lähem mäksi työntekijöitä ja näytämme, miten se voi ohjata meitä jokapäiväisessä työssä. Rakennamme näin oikein toimimisen kulttuuria kaikessa toiminnassamme ja kaikissa valinnoissamme.

95

90

85

80

15

16

17 18

19

Tavoite

100 % henkilöstöstä on suorittanut Toimintaohjetta koskevan koulutuksen (jatkuva)

TARGETS 2030

aktiivisessa työsuhteessa olevasta henkilöstöstä suoritti uuden UPM:n toimintaohjekoulutuksen syyskuun 2019 jälkeen

96 %

enemmän turvallisuuden tärkeyttä, häirin- nän torjuntaa ja puheeksi ottamisen kult- tuuria. Hallituksen hyväksyttyä päivitetyn Toimintaohjeen johtajisto hyväksyi usei- siin Toimintaohjeen nojalla annettuihin sääntöihin tehdyt päivitykset. Näitä sään- töjä olivat mm. korruptionvastaiset sään- nöt, Toimintaohje toimittajille ja kolman- sille osapuolielle sekä salassapitosäännöt. Koulutus ja viestintä Vaatimustenmukaisuuskoulutuksia tue- taan aktiivisella viestinnällä. Koska vaati- mustenmukaisuus edellyttää, että työnte- kijät ovat tietoisia, mitä heiltä odotetaan, jatkoimme lisäresurssien kohdentamista viestintään. Päivitetyn Toimintaohjeen julkaisemi- seen liittyi paljon viestintää ja koulutusta, joiden tarkoituksena oli lisätä työntekijöi- den tietoisuutta ja ymmärrystä Toimitus- ohjeen sisällöstä. Näihin toimenpiteisiin

kuului kaikille työntekijöille pakollinen verkkokoulutus (lue lisää oikealla) siten, että toimihenkilöille ja tuotannon työnte- kijöille kohdennettiin omat koulutukset, materiaalien valmisteleminen esimieskou- lutukseen ja tiimikeskusteluihin sekä UPM Code -mobiilisovelluksen julkaiseminen. Lisäksi kaikille työntekijöille jaettiin pai- nettu versio päivitetystä Toimintaohjeesta. Tuotantoympäristön työntekijöille jaettiin heille suunnattu versio Toimintaohjeesta, johon oli koottu heidän kannaltaan olen- naisimmat ohjeet. Toimintaohje-verkkokoulutuksen lisäk- si järjestetään muita vaatimustenmukai- suuskoulutuksia, kuten luokkahuonekou- lutusta tietyille, riskiarviointien perusteel- la määritellyille kohderyhmille. Verkko- koulutusmoduulimme ovat käytettävissä yhdellä alustalla ja ne ovat helposti työnte- kijöiden saatavilla. Alustan automaattiset muistutukset ja eskalointiprosessit tehos- tavat koulutusten hallinnointia, ja koulu-

sovellettavien lakien rikkomista koskevat valitukset tai huolenaiheet sisäisestä tar- kastuksesta, vaatimustenmukaisuudesta ja turvallisuudesta vastaaville johtajille. Työntekijät voivat ilmoittaa havaitsemis- taan tai epäilemistään rikkomuksista myös esimiehilleen tai UPM:n lakifunktion, henkilöstöfunktion tai sisäisen tarkastuk- sen edustajalle. Emme suvaitse kostotoimia niitä työntekijöitä kohtaan, jotka vilpittö- min aikein ilmoittavat epäillyistä rikko- muksista tai osallistuvat niitä koskeviin tutkimuksiin. Viereisen sivun taulukossa on esitetty Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan kautta tai suoraan sisäiseen tarkastukseen rapor­ toitujen tapausten lukumäärä. Kaksi tapausta liittyi syrjintään. Viisi tapausta johti kurinpidollisiin toimenpiteisiin, kuten varoituksiin tai työsuhteen purkamisiin.

toiminnoille ja suositukset toteutetaan yh- teistyössä liiketoimintojen kanssa. Vuonna 2019 Compliance-tiimi teki vaatimustenmukaisuustarkastuksia kon- serniyhtiöissä kahdeksassa eri maassa Etelä-Amerikassa, Afrikassa, Aasiassa ja Euroopassa. Raportointi Tärkeä osa oikein toimimisen kulttuuriam- me on, että työntekijät kokevat voivansa tuoda esiin huolenaiheensa ja voivat luot- taa siihen, että yhtiö ryhtyy asianmukaisiin toimiin. Jos olemme huolissamme jostakin, meidän on otettava asia puheeksi ja toimit- tava. UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanava on ulkoisten sidosryhmien käytet- tävissä yhtiön internetsivuilla ja henkilös- tön käytettävissä intranetissä. Tätä kautta sidosryhmät ja henkilöstö voivat välittää UPM:n Toimintaohjeen tai sen alaisten muiden politiikkojen tai sääntöjen tai

tusraporttien luominen onnistuu helposti. Saatavilla olevat vaatimustenmukaisuus- koulutukset ja niiden suoritusasteet vuo- den päättyessä näkyvät alla olevassa taulu- kossa. Seuranta Konserniyhtiöiden riskimatriisi, joka pe- rustuu maariskiin ja toimintojemme kompleksisuuteen ja laajuuteen kussakin maassa, muodostaa perustan seurannalle, joka tähtää vaatimustenmukaisuuden var- mistamiseen organisaation kaikilla tasoilla. Compliance-tiimillä on tähän matriisiin perustuva kolmivuotinen seurantasuunni- telma vaatimustenmukaisuustarkastuksia varten. Kunakin vuonna tehtävistä tarkas- tuksista sovitaan liiketoimintojen kanssa vuosittaisessa riskienarviointiprosessissa, ja ne koordinoidaan sisäisen tarkastuksen kanssa. Vaatimustenmukaisuustarkastus- ten tulokset ja suositukset raportoidaan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja liike-

upm.fi/vaatimustenmukaisuus

UPM:läiset voivat nyt helposti tarkistaa UPM Code -sovelluk- sesta, mikä on oikea tapa toimia. Sovellus tuo Toimintaohjeen helposti saataville, sisältää tarkistus- listoja eri tilantei- siin ja tarjoaa ohjeita oikeiden päätösten tekemiseen. Sen kautta pääsee myös helposti kertomaan huolenaiheista UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavaan.

VAATIMUSTENMUKAISUUDEN SEURANTA

RAPORTOIDUT TAPAUKSET RAPORTOI VÄÄRINKÄYTÖKSESTÄ -KANAVAN KAUTTA UPM:n Toimintaohjeen osio 2019 2018 Sitoudumme toimimaan oikein 1 1 Henkilöstö ja toiminta Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia 20 20

VAATIMUSTENMUKAISUUS- KOULUTUKSET MÄÄRITELLYILLE KOHDERYHMILLE 2019 Toimintaohje-verkkokoulutus *)

KOHDE- RYHMÄN KOKO

SUORITUS-% 31.12.2019

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT JOHDON KANSSA merkittävien hankkeiden seuranta, koulutusten seuranta, riskienhallintasuunnitelman toteutuminen

96 99

18 300 7 300

Henkilötietojen suojaaminen -verkkokoulutus Korruptionvastainen toiminta -verkkokoulutus

SÄÄNNÖLLISET VAATIMUSTEN­ MUKAISUUS­ TARKASTUKSET konserniyhtiöiden riskimatriisiin perustuen

99

7 300

2

2

Huolehdimme toimintamme ympäristö­ vaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta

UPM:N LIIKETOIMINTA-ALUEET JA MUUT TOIMINNOT

Kilpailulainsäädäntö-verkkokoulutus

99 99 99

3 300 7 300

Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen

Salassapito-verkkokoulutus

3 1 1 2

0 8 0 2

Sisäpiiripolitiikka-verkkokoulutus

370

Vältä eturistiriitoja

Kilpailulakien noudattaminen Suojele omaisuutta ja tietoa Sidosryhmämme Tunnemme yhteistyökumppanimme

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT TYÖNTEKIJÖIDEN KANSSA kolmansiin osapuoliin liittyvät due diligence -tarkastukset ja riskien seuranta, UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan kautta tulleet raportit, EES- ja muut henkilöstökyselyt

* ) Päivitetyn Toimintaohjeen koulutukset alkoivat syyskuussa 2019.

1

0

Yhteensä

31

32

76

77

TAPAMME TOIMIA

TAPAMME TOIMIA

UPM VUOSIKERTOMUS 2019

UPM VUOSIKERTOMUS 2019

SISÄLLYS