UPM Vuosikertomus 2020

Pyrimme varmistamaan arvojemme ja sitoumustemme noudattamisen yhtiön vaa timustenmukaisuusjärjestelmän avulla. Järjestelmä sisältyy hallinnointimal liimme, ja se on suunniteltu tukemaan yhtiön toimintaa ja oikein toimimisen kulttuuria kaikilla tasoilla. Seuraamme kulttuurin kehittymistä oikein toimimista kuvaavan indeksiluvun avulla. Indeksiluku on seuraavien vuosittaisen henkilöstöky selyn kysymysten positiivisten vastausten perusteella laskettu keskiarvo: 1. Ymmärrän UPM:n toimintaohjeen ja eettiset normit. 2. Jos minun pitäisi tehdä ilmoitus epäeet tisestä toiminnasta tai väärinkäytöksestä, olen varma, että UPM käsittelisi sen tehokkaasti. 3. UPM toimii eettisesti ja yhtiön toiminta ohjeen mukaisesti. Vuonna 2020 oikein toimimisen indeksi luku oli 87 (86) %. Vaatimustenmukaisuusjärjestelmämme pääpaino on ennaltaehkäisevissä toimissa, jotka perustuvat riskienhallinnan vuosikel loon ja kaikkien liike- ja muiden toiminto jen riskiarviointeihin. Vaatimustenmukai suusjärjestelmä ja siihen liittyvät toimet esitellään kuvassa alla.

Riskien arviointi Jokainen liiketoiminta-alue, liiketoimin tayksikkö ja funktio vastaa omaan toimin taansa liittyvien riskien tunnistamisesta, arvioimisesta ja hallinnasta yhtiön Comp liance-tiimin tuella. Vuosittaisten riskiarvi ointien ja -keskusteluiden tulokset ohjaavat vaatimustenmukaisuutta tukevia toimia ja riskienhallintaa. Riskiarviointeja ja riskin hallintatoimia päivitetään pitkin vuotta, jotta voimme vastata riskiympäristön muu toksiin. Tulokset raportoidaan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja liiketoiminnoille vuosineljänneksittäin. Politiikat ja käytännöt Vuonna 2019 tehdyt päivitykset keskeisiin konsernisääntöihin, kuten Toimintaoh jeeseen, toimittajia ja kolmansia osapuolia koskevaan toimintaohjeeseen sekä korrup tionvastaisiin ja salassapitosääntöihin, teki vät vuodesta 2020 koulutusten uusimisen ja viestinnän vuoden. Koulutus ja viestintä Uudistimme vuonna 2020 korruption vastaisen toiminnan, salassapidon ja kilpailulainsäädännön verkkokoulutukset täydentämään vuonna 2019 päivitettyä Toimintaohjeen verkkokoulutusta. Myös sisäpiirisääntelyyn liittyvä verkkokoulutus

% Toimintaohjetta koskeva koulutus

100

95

90

85

80

16

17

18

19 20

Tavoite

MERKITYS • Vaatimustenmukaisuus on olennainen osa vastuullisuutta, joka on yksi strategiamme kulmakiviä • Vaatimustenmukaisuus auttaa meitä rakentamaan kestävää liiketoimintaa pitkällä aikavälillä • Vaatimustenmukaisuus on tärkeä päätöksenteon, johtamisen ja toiminnan väline TAVOITTEET • Toiminnot ja menettelytavat ovat vaatimustenmukaisia • Osallistava työympäristö, jossa työntekijät kokevat voivansa nostaa huolenaiheita esiin • Vastuullinen arvonluonti TOIMINTATAPAMME • Olemme jokainen vastuussa oikein toimimisen kulttuurin rakentamisesta omalla toiminnallamme ja valinnoillamme • Emme tingi oikein toimimisesta missään olosuhteissa • Vastuu vaatimustenmukaisuudesta ulottuu hallituksesta ja ylimmästä johdosta kaikkiin työntekijöihin 100 % henkilöstöstä on suorittanut Toimintaohjetta koskevan koulutuksen (jatkuva) 99 % aktiivisessa työsuhteessa olevasta henkilöstöstä on suorittanut Toimintaohjetta koskevan koulutuksen. Koulutus alkoi syyskuussa 2019. TAVOITTEET 2030

VAATIMUSTEN MUKAINEN TOIMINTA Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvia lakeja ja säännöksiä sekä Toimintaohjettamme paikasta, tilanteesta tai henkilöistä riippumatta. Toimintaohjeemme ja arvomme auttavat meitä tekemään oikeita valintoja ja näyttävät suuntaa muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Tämä luo perustan pitkän aikavälin menestykselle.

UPM:N VAATIMUSTENMUKAISUUSJÄRJESTELMÄ

Yhtiön suorituskyky Yhtiön maine, tuloksentekokyky, toiminnallinen tehokkuus

Riskien arviointi Politiikat ja käytännöt Ehkäisevät toimenpiteet

Viestintä Koulutus Ennakoiva neuvonta

EHKÄISY

Jatkuva parantaminen

Tarkastukset, seuranta ja kyselyt Ilmoitus- ja raportointikanavat

Tutkinta ja ratkaisu Korjaavat toimenpiteet

REAGOINTI

SEURANTA

Oikein toimimisen kulttuuri

76

77

UPM VUOSIKERTOMUS 2020

UPM VUOSIKERTOMUS 2020