UPM Vuosikertomus 2021

VASTUULLISUUS

UPM

BEYOND FOSSILS

STRATEGIA

LIIKETOIMINNOT

HALLINNOINTI

TALOUDELLISET TIEDOT 2021

VASTUULLISEN LIIKETOIMINTAMME PERUSTA

% Toimintaohjetta koskeva koulutus

VAATIMUSTENMUKAINEN TOIMINTA

100

95

90

Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvia lakeja ja säännöksiä sekä Toimintaohjettamme paikasta, tilanteesta tai henkilöistä riippumatta.

85

80

17

18

19

20

21

Tavoite

Politiikat ja käytännöt Politiikat ja käytännöt muodostavat vaati mustenmukaisuusohjelmamme perustan, ja niiden päivittämistarpeita arvioidaan vuosittain politiikkojen hallintaprosessien mukaisesti. Päivitimme riskienhallintapo litiikkaamme ja toimialajärjestöihin osal listumista koskevia sääntöjä vuoden 2021 arvioinnin perusteella. UPM:n Toiminta ohje päivitetään kolmen vuoden välein. Seuraava päivitys tehdään vuonna 2022, ja valmistelut aloitettiin vuonna 2021. Koulutus ja viestintä Politiikat ja käytännöt viedään käytäntöön koulutusten ja viestinnän avulla. Päivitim me vuonna 2021 tietosuojaa käsittelevän koulutusmoduulimme ja julkaisimme uuden toimialajärjestöihin osallistumista koskevan, kilpailulainsäädäntöohjelmaamme liittyvän koulutuksen. Julkaisimmemyös tosielämän tapahtu miin perustuvia uusia digitaalisia keskus telumateriaaleja, joiden avulla tiimit voivat käsitellä oikein toimimisen kulttuuriamme ja eettisiä ongelmia. Näihin keskusteluihin osallistui yli 1600 työntekijää vuoden lop puunmennessä. Vaatimustenmukaisuuskoulutukset sekä niiden kohderyhmät ja suoritusasteet vuoden lopussa esitellään taulukossa sivulla 79. Verk kokoulutukset ovat helposti työntekijöiden saatavilla yhdellä alustalla. Pakollisten verk kokurssien suorittaminen on ehtona lyhyen aikavälin kannustepalkkioidenmaksamiselle. Verkkokoulutuksia täydennetään riskiar vioissa tunnistetuille kohderyhmille suunna tulla virtuaalisella ja luokkahuoneissa annet tavalla vaatimustenmukaisuuskoulutuksella. Koulutusta tuetaan aktiivisella viestinnällä.

100 % henkilöstöstä on suorittanut Toimintaohjetta koskevan koulutuksen (jatkuva)

TAVOITTEET 2030

VAIKUTUS • Sitoutunut henkilöstö • Kilpailukykyinen ja keskeytymätön liike toiminta • Maineemme ja luotettavuutemme säilyttä minen liikekumppanien ja muiden sidosryh mien keskuudessa TAVOITTEET • Toiminnot ja menettelytavat ovat vaatimus tenmukaisia • Osallistava työympäristö, jossa työntekijät kokevat voivansa nostaa huolenaiheita esiin • Vastuullinen arvonluonti Toimintaohjeemme ja arvomme autta vat meitä tekemään oikeita valintoja ja näyttävät suuntaa muuttuvassa liiketoimin taympäristössä. Tämä luo perustan pitkän aikavälin menestykselle. Pyrimme varmistamaan arvojemme ja sitoumustemme noudattamisen yhtiön vaa timustenmukaisuusjärjestelmän avulla (oi kealla). Järjestelmä sisältyy hallinnointimal liimme, ja se on suunniteltu tukemaan yhtiön toimintaa ja oikein toimimisen kulttuuria kaikilla tasoilla. Seuraamme kulttuurin kehittymistä vuotuisessa henkilöstökyselyssä esitettävään oikein toimimisen kulttuuria koskevaan kysymykseen tulleidenmyön teisten vastausten perusteella. Henkilöstö kyselyä uudistettiin vuonna 2021. Eettistä toimintaa koskeva kysymys kuuluu nykyisin seuraavasti:

TOIMINTATAPAMME • Olemme jokainen vastuussa oikein toi mimisen kulttuurin rakentamisesta omalla toiminnallamme ja valinnoillamme • Emme tingi oikein toimimisesta missään olosuhteissa • Vastuu vaatimustenmukaisuudesta ulottuu hallituksesta ja ylimmästä johdosta kaikkiin työntekijöihin

98 % aktiivisessa työsuhteessa olevasta henkilöstöstä on suorittanut Toimintaohjetta koskevan koulutuksen

Julkaisimme vuonna 2021 mikro-oppimista tukevan videosarjan, jossa käsitellään keskei siä vaatimustenmukaisuusaiheita. Seuranta Seurannalla varmistamme vaatimusten mukaisuuden organisaation kaikilla tasoilla. Seuranta perustuu konserniyhtiöiden riskimatriisiin, jossa on otettu huomioon maariski sekä toimintojemme kompleksisuus ja laajuus kussakin toimintamaassa. Compliance-tiimillä on matriisiin perus tuva kolmivuotinen seurantasuunnitelma yksikkökohtaisia vaatimustenmukaisuus tarkastuksia varten. Oikein toimimiseen liittyvien yleisten tarkastusten lisäksi teemme riskipohjaisia tarkastuksia tiettyi hin aiheisiin kuten kilpailulainsäädännön noudattamiseen tai korruptionvastaiseen toimintaan liittyen. Kunakin vuonna tehtävistä tarkastuk sista sovitaan liiketoimintojen kanssa vuo sittaisessa riskienarviointiprosessissa, ja ne koordinoidaan sisäisen tarkastuksen kans sa. Vaatimustenmukaisuustarkastusten keskeiset havainnot ja suositukset raportoi daan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja liiketoiminnoille. Suositukset toteutetaan yhdessä liiketoimintojen kanssa.

UPM:N VAATIMUSTENMUKAISUUSJÄRJESTELMÄ

• UPM:n henkilöstö toimii eettisesti (koko UPM: 74, ulkoinen vertailuarvo: 78). Riskien arviointi Jokainen liiketoiminta-alue, liiketoi mintayksikkö ja funktio vastaa omaan toimintaansa liittyvien vaatimustenmukai suusriskien tunnistamisesta, arvioimisesta ja hallinnasta yhtiön Compliance-tiimin tuella. Vuosittaisten riskiarviointien tulokset ohjaavat vaatimustenmukaisuutta tukevia toimia ja riskienhallintaa liiketoi minnoissa ja funktioissa. Riskiarviointeja ja riskienhallintatoimia päivitetään pitkin vuotta, jotta voimme vas tata riskiympäristön muutoksiin. Tulokset raportoidaan hallituksen tarkastusvalio kunnalle ja liiketoiminnoille neljännesvuo sittain.

Yhtiön suorituskyky Yhtiön maine, tuloksentekokyky, toiminnallinen tehokkuus

Riskien arviointi Politiikat ja käytännöt Ehkäisevät toimenpiteet

Viestintä Koulutus Ennakoiva neuvonta

EHKÄISY

Jatkuva parantaminen

Tarkastukset, seuranta ja kyselyt Ilmoitus- ja raportointikanavat

Tutkinta ja ratkaisu Korjaavat toimenpiteet

REAGOINTI

SEURANTA

Oikein toimimisen kulttuuri

76

77

UPM VUOSIKERTOMUS 2021

UPM VUOSIKERTOMUS 2021