UPM Vuosikertomus 2021

VASTUULLISUUS

UPM

BEYOND FOSSILS

STRATEGIA

LIIKETOIMINNOT

HALLINNOINTI

TALOUDELLISET TIEDOT 2021

Vuonna 2021 Compliance-tiimi teki vaatimustenmukaisuustarkastuksia seitse mässä paikallisyksikössä Etelä-Amerikassa, Aasiassa ja Euroopassa. Pandemiatilanteen takia useimmat tarkastukset tehtiin virtu aalisina. Tiimi seuraa vaatimustenmukai suutta myös vastapuoliriskien hallintapro sessilla (oikealla). Huolenaiheiden esiin tuominen Tärkeä osa oikein toimimisen kulttuuriam me on, että työntekijät tuntevat voivansa nostaa huolenaiheensa esiin ja voivat luot taa siihen, että UPM ryhtyy asianmukaisiin toimiin. Huolenaiheet on otettava puheeksi, ja niiden johdosta on ryhdyttävä tarpeel lisiin toimiin. Emme suvaitse kostotoimia niitä kohtaan, jotka vilpittömin aikein ilmoittavat epäillyistä rikkomuksista tai osallistuvat niitä koskeviin tutkimuksiin. Julkaisimme vuonna 2021 ensimmäisen oikein toimimisen kulttuuria käsittelevän si säisen raportin (oikealla). Se kertoo henkilös tölle väärinkäytöksistä ja niiden käsittelystä yhtiössä esimerkein. Alla olevassa taulukossa on esitetty vuonna 2021 raportoidut tapaukset ja esimerkkejä niistä. Väärinkäytösten hallin tajärjestelmää uudistettiin vuonna 2020, ja ra portoitujen tapaustenmäärän kasvu näyttäisi viittaavan siihen, ettämahdolliset tapaukset nousevat uuden järjestelmän ansiosta esiin aiempaa tehokkaammin. 18 tapausta johti ku rinpidollisiin toimenpiteisiin, kuten varoituk siin tai työsuhteen purkamisiin. Väärinkäytös ten tutkintaan sisältyy juurisyyanalyysi, jolla voidaan arvioidamahdollisia vaatimustenmu kaisuusohjelman parantamistarpeita.

VAATIMUSTENMUKAISUUDEN SEURANTA

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT JOHDON KANSSA , merkittävien hankkeiden seuranta, koulutusten seuranta, riskienhallintasuunnitelman toteutuminen

SÄÄNNÖLLISET VAATIMUSTEN MUKAISUUS TARKASTUKSET konserniyhtiöiden riskimatriisiin perustuen

UPM:N LIIKETOIMINTA-ALUEET JA MUUT TOIMINNOT

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT TYÖNTEKIJÖIDEN KANSSA, kolmansiin osapuoliin liittyvät due diligence -tarkastukset ja riskien seuranta, UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan kautta tulleet raportit, EES- ja muut henkilöstökyselyt

CASE

ENSIMMÄINEN OIKEIN TOIMI MISEN KULTTUURIA KÄSITTELEVÄ RAPORTTI LISÄÄ LUOTTAMUSTA Vaikka väärinkäytöstapauksia koske via tilastoja löytyy vuosikertomuksissa, emme olleet järjestelmällisesti viestineet tapauksista sisäisesti. Siksi julkaisimme ensimmäisen oikein toimimisen kulttuuria käsittelevän raportin vuodesta 2020. Se pohjautuu edellisvuosien työlle ja luo uuden vuosittaisen raportointitavan, joka valaisee väärinkäytöksiä ja niiden käsittelyä. Toiminnan läpinäkyvyys on tärkeä osa organisaatiokulttuuria. Työntekijöiden on voitava tuoda esiin huolenaiheensa ja näh tävä, että niihin tartutaan. Heidän on myös pystyttävä luottamaan siihen, että UPM ryhtyy tarvittaessa toimiin. Raportissa tarkastellaan väärinkäytöksiä koskevia tilastoja tarkemmin: montako tapa usta edellisvuonna ilmeni, missä ne tapah tuivat ja miten niistä raportoitiin. Raportissa annetaan myös nimettömiä esimerkkejä väärinkäytöstapauksista ja kerrotaan, mitä seurauksia tapauksilla on ollut ja mitä niistä on opittu. Vuonna 2020 eniten ilmoituksia tehtiin eturistiriidoista. Toiminnan läpinäkyvyydellä on suuri merkitys esimerkiksi lahjonnanvastaisessa työssä ja yhtiön hallinnoinnissa. Henkilöstöl le jaettu tieto vahvistaa käsitystä oikeu denmukaisesta organisaatiosta ja edistää vaatimustenmukaista toimintaa. Toimintaohjeessa korostetaan asioiden ottamista puheeksi. Myös uudistettu kanava vaikuttaa madaltaneen kynnystä nostaa huolenaiheita esiin.

VASTAPUOLIRISKIEN HALLINTAPROSESSI

•Liikekumppanien julkisiin lähteisiin perustuvat taustatarkastukset •Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa (kauppapakotteet, korruptio, rahanpesu, kilpailuoikeus, petokset) •Ihmisoikeudet •Ympäristö •Toimitusketjun riskiarviot

Matalat riskit

UPM:n liike kumppanit

Tunnistettujen riskien pienentäminen Korkeiden riskien välttäminen

EHKÄISY •Toimittajavaatimukset •Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille •Erityisvaatimukset •Tehostettu taustatarkastus valikoiduille liikekumppaneille •Sopimusprosessi ja liikesuhteen aloitustoimet

SEURANTA •Toimittaja-auditoinnit ja korjaavat toimenpide- suunnitelmat •Toimittaja-arvioinnit

REAGOINTI •Tapausten analysointi ja tutkinta •Liikekumppanin poissulkeminen •Sopimuksen päättäminen

Raportoidut tapaukset liittyivät esimerkiksi epäi lyksiin syrjinnästä tai häirinnästä, epäasiallisesta käytöksestä, turvallisuusääntöjen rikkomisesta sekä työlainsäädännön rikkomisesta rekrytoin nin tai työsuhteen päättämisen yhteydessä.

EPÄILLYT VÄÄRINKÄYTÖSTAPAUKSET UPM:n Toimintaohjeen osio

2021

2020

Sitoudumme toimimaan oikein

1

1

Henkilöstö ja toiminta Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia

19

4 1

Työntekijä ei ollut ilmoittanut intressiristiriidasta, joka liittyi työntekijän läheisen omistamaan, työntekijän vastuulla olevaan asiakkaaseen. Työntekijä oli aiheuttanut tappiota UPM:lle hyväksymällä myyntejä asiakkaalle alle markki nahinnan. Työsuhde päätettiin.

Huolehdimme toimintamme ympäristövaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta

2

VAATIMUSTENMUKAISUUSKOULUTUKSET MÄÄRITELLYILLE KOHDERYHMILLE 2021

SUORITUS-% 31.12.2021

KOHDE RYHMÄN KOKO

Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen

98 97 96 98 95 96 96

16 300 6 800 6 800 6 800 2 900

Toimintaohje-verkkokoulutus

0 8 5

3 7 2 3

Henkilötietojen suojaaminen -verkkokoulutus Korruptionvastainen toiminta -verkkokoulutus

Vältä eturistiriitoja

Kilpailulakien noudattaminen Suojele omaisuutta ja tietoa Sidosryhmämme Tunnemme yhteistyökumppanimme

Salassapito-verkkokoulutus

23

Tutkinnassa selvisi, että työntekijä oli väären tänyt kymmeniä laskuja liiketoimintakuluiksi. Työntekijä myönsi kiertäneensä tahallisesti sisäisiä kontrolleja. Työsuhde päätettiin.

Kilpailulainsäädäntö-verkkokoulutus Sisäpiiripolitiikka-verkkokoulutus

8

2

110 490

www.upm.com/fi/sijoittajat/hallinnointi/ vaatimustenmukaisuus/

66

23

Yhteensä

Toimialajärjestöihin osallistuminen -verkkokoulutus

78

79

UPM VUOSIKERTOMUS 2021

UPM VUOSIKERTOMUS 2021