UPM Vuosikertomus 2023

VASTUULLISUUS

UPM

BEYOND FOSSILS

LIIKETOIMINNOT

HALLINNOINTI

TALOUDELLISET TIEDOT 2023

muksenmukaisuusasioita ja jaetaan kaikille työntekijöille sähköpostitse. Seuranta Tavoitteemme on varmistaa vaatimusten mukaisuus organisaation kaikilla tasoilla seurannan avulla. Seuranta perustuu

tuksista sovitaan liiketoimintojen kanssa vuosittaisessa riskiarviointiprosessissa, ja ne koordinoidaan sisäisen tarkastuksen kanssa. Vaatimustenmukaisuustarkastusten keskeiset havainnot ja suositukset raportoi daan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja liiketoiminnoille. Suositukset toteutetaan yhdessä liiketoimintojen kanssa. Oikein toimiminen luo vankan perustan yhtiön menestykselle ja kasvulle. Vuonna 2023 Compliance-tiimi teki vaatimustenmukaisuustarkastuksia viidessä paikallisyksikössä tai toiminnossa Pohjois- ja Etelä-Amerikassa, Aasian ja Tyynenmeren alueella sekä Euroopassa. Compliance-tiimi seuraa vaatimustenmu kaisuutta myös vastapuoliriskien hallinta prosessilla (oikealla). Huolenaiheita nostetaan esiin Tärkeä osa oikein toimimisen kulttuuriam me on, että työntekijät tuntevat voivansa nostaa huolenaiheensa esiin ja voivat luottaa siihen, että UPM ryhtyy asianmu kaisiin toimiin. Huolenaiheet on otettava puheeksi. Emme suvaitse kostotoimia niitä kohtaan, jotka vilpittömin aikein ilmoitta vat epäillyistä rikkomuksista tai avustavat niitä koskevissa tutkimuksissa. Julkaisimme vuonna 2023 kolmannen oikein toimimisen kulttuuria käsittelevän sisäisen raportin. Se kertoo esimerkein henkilöstölle väärinkäytöksistä ja niiden käsittelystä yhtiössä. Jatkoimme myös vää rinkäytösraporttien käsittelyyn liittyvien sisäisten prosessiemme kehitystä. Vasemmalla olevassa taulukossa on esitetty hallintajärjestelmään vuonna 2023 raportoidut väärinkäytöstapaukset ja esimerkkejä käsitellyistä tapauksista. Tapauksista 21 (8) johti kurinpidollisiin toimenpiteisiin, kuten varoituksiin tai työsuhteen purkamisiin. Väärinkäytösten tutkintaan sisältyy juurisyyanalyysi, jolla voidaan arvioida mahdollisia vaatimusten mukaisuusohjelman parantamistarpeita.

konserniyhtiöiden riskimatriisiin, jossa on otettu huomioon maariski sekä toiminto jemme kompleksisuus ja laajuus kussakin toimintamaassa. Compliance-tiimillä on matriisiin perustuva kolmivuotinen seurantasuun nitelma yksikkökohtaisia vaatimusten

mukaisuustarkastuksia varten. Kaikkia eettiseen liiketoimintaan liittyviä aiheita käsittelevien yleisten tarkastusten lisäksi teemme riskipohjaisia arvioita esimerkiksi kilpailulainsäädännön noudattamisesta tai korruptionvastaisesta toiminnasta. Kunakin vuonna tehtävistä tarkas

VAATIMUSTENMUKAISUUDEN SEURANTA

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT JOHDON KANSSA, merkittävien hankkeiden seuranta, koulutusten seuranta, riskienhallintasuunnitelman toteutuminen

SÄÄNNÖLLISET VAATIMUSTEN MUKAISUUS TARKASTUKSET konserniyhtiöiden riskimatriisiin perustuen

UPM:N LIIKETOIMINTA-ALUEET JA MUUT TOIMINNOT

NÄIN RAKENNAMME OIKEIN TOIMIMISEN KULTTUURIA

SÄÄNNÖLLISET KESKUSTELUT TYÖNTEKIJÖIDEN KANSSA, kolmansiin osapuoliin liittyvät due diligence -tarkastukset ja riskien seuranta, UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan kautta tulleet raportit, EES- ja muut henkilöstökyselyt

Ajattelutapamme Johdon sitoutuminen Esimerkillä johtaminen Eettinen toiminta

EDISTÄMME OIKEIN TOIMIMISEN KULTTUURIA

Luomme fossiilisista raaka-aineista riippumatonta tulevaisuutta

"Opastamme liiketoimintaa epävarmuuden läpi...

Vahva puheeksi ottamisen kulttuuri Organisaation oikeudenmukaisuuden rakentaminen

VASTAPUOLIRISKIEN HALLINTAPROSESSI

•Liikekumppanien julkisiin lähteisiin perustuvat taustatarkastukset •Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa (kauppapakotteet, korruptio, rahanpesu, kilpailuoikeus, petokset) • Ihmisoikeudet • Ympäristö •Toimitusketjun riskiarviot

UPM:N TOIMINNAN TARKOITUS

Toimintatapamme Toimintaohje ja konsernin säännöt

UPM:N COMPLIANCE TOIMINNAN TARKOITUS

TEEMME EETTISIÄ PÄÄTÖKSIÄ

Koulutus ja viestintä Ennakoiva neuvonta

UPM:N ARVOT

Matalat riskit

Luota ja ole luotettava

...kohti huippuluokan oikein toimimisen kulttuuria"

Jatkuva parantaminen Riskien tunnistaminen Riskienhallinta ja seuranta Väärinkäytöksiin reagoiminen ja niiden korjaaminen

HALLITSEMME COMPLIANCE- RISKIT

UPM:n liike kumppanit

Tunnistettujen riskien pienentäminen Korkeiden riskien välttäminen

Tuloksia yhdessä Uudistu rohkeasti

EHKÄISY • Toimittajavaatimukset •Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille • Erityisvaatimukset •Tehostettu taustatarkastus valikoiduille liikekumppaneille •Sopimusprosessi ja liikesuhteen aloitustoimet

SEURANTA •Toimittaja-auditoinnit ja korjaa vat toimenpidesuunnitelmat • Toimittaja-arvioinnit

REAGOINTI •Tapausten analysointi ja tutkinta •Liikekumppanin poissulkeminen •Sopimuksen päättäminen

EPÄILLYT VÄÄRINKÄYTÖSTAPAUKSET UPM:n Toimintaohjeen osio

Työntekijät yrittivät salata asiakkaille tarjotun UPM:n sääntöjen vastaisen vieraanvaraisuuden luonteen. Kirjalliset varoitukset.

2023

2022

Sitoudumme toimimaan oikein

9

5

Henkilöstö ja toiminta Kunnioitamme ihmisiä ja ihmisoikeuksia

40

25

Työntekijällä oli sivutyö, joka haittasi hänen työ tään UPM:ssä. UPM:n Toimintaohjeen mukaan työntekijät eivät saa osallistua toimintaan, joka voi haitata työtä UPM:ssä viemällä liikaa aikaa tai olemalla ristiriidassa työtehtävien kanssa. Palautekeskustelu ja huomautus.

Huolehdimme toimintamme ympäristövaikutuksista ja tuoteturvallisuudesta

3

4

VAATIMUSTENMUKAISUUSKOULUTUKSET MÄÄRITELLYILLE KOHDERYHMILLE 2023

SUORITUS-% 3.1.2024

KOHDE RYHMÄN KOKO

Lainmukaisuus ja eettisyys liiketoiminnassa Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen

98 % 99 % 98 % 96 % 99 % 97 %

15 600 6 800 6 800 6 800 3 000

Toimintaohje-verkkokoulutus

4 3 1

2 4 0 8

Henkilötietojen suojaaminen -verkkokoulutus Korruptionvastainen toiminta -verkkokoulutus

Vältä eturistiriitoja

Kilpailulakien noudattaminen Suojele omaisuutta ja tietoa Sidosryhmämme Tunnemme yhteistyökumppanimme

Salassapito-verkkokoulutus

12

Kilpailulainsäädäntö-verkkokoulutus Sisäpiiripolitiikka-verkkokoulutus

Työntekijä käytti yritysluottokorttia UPM:n sääntöjen vastaisesti henkilökohtaisiin menoihin. Työsuhteen päättäminen.

140 400

11

6

Yhteensä

83

54

100 %

Toimialajärjestöihin osallistuminen -verkkokoulutus

76

77

UPM VUOSIKERTOMUS 2023

UPM VUOSIKERTOMUS 2023