UPM vuosikertomus 2017

Hallinnointi

Lyhyesti

Strategia

Liiketoiminnot

Sidosryhmät

Tilinpäätös

INFRASTRUKTUURIN KEHITYS AVAINASEMASSA TOIMINTAEDELLYTYKSILLE URUGUAYASSA

UPM on sopinut Uruguayn hallituksen kanssa paikallisista toimintaedellytyksistä ja infrastruktuurin kehittämisestä mahdollisen maailmanluokan sellutehdasinvestoinnin toteuttamiseksi. Vakaa ja ennustettava toimintaympäristö on edellytys pitkän aikavälin teolliselle toiminnalle. Sen tukemiseksi on sovittu lukuisista toimenpiteistä, jotka kohdistuvat alueelliseen kehittämiseen, ympäristöön, metsätalouteen, maankäytön suunnitteluun sekä työvoima- ja energiakysymyksiin. Hallitus kehittää rata- ja tieverkostoa kilpailuttamalla rakennustyöt sekä verkoston pitkän aikavälin kunnossapidon. Hallituksen kokonaisinvestoinnin on raportoitu olevan noin miljardi US-dollaria. Investointi on välttämätön tehokkaan logistisen infrastruktuurin luomiseksi Uruguayn sisämaassa. Lisäksi hallitus edistää toimiluvan myöntämistä rautatieyhteyden päässä sijaitsevalle terminaalille Montevideon satamassa. Lupaprosessien toteuduttua hallitus myöntää tehtaalle vapaakauppa-alueen aseman, mikä on välttämätöntä kilpailukyvyn varmistamiseksi kansainvälisillä markkinoilla. UPM:llä tehtaan esisuunnittelu on käynnissä. Alustava arvio sellutehtaan rakentamisen investointikustannuksista on noin kaksi miljardia euroa. Projektin onnistuminen edellyttää lisäksi tehdasalueen ulkopuolisia investointeja puuviljelmiin, metsätalouteen, metsätie­ verkostoon, taimitarhaan, metsäkoneisiin ja -kuljetuskalustoon, rautatiekalustoon, vienti- terminaaliin sekä koulutukseen. Jos kaikki valmisteluvaiheet saadaan onnistuneesti päätökseen, UPM käynnistää tavanomaisen investoinnin arviointi- ja valmistelu- prosessinsa yhtiön hallituksen hyväksyttäväksi.

Tarkastusvaliokunnan työ 2017

Tarkastusvaliokunta Tarkastusvaliokunnan tehtävät ja vastuut liittyvät yhtiön taloudellisten raportointi­ prosessien ja taloudellisen raportoinnin, sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan valvontaan sekä tilintar­ kastus- ja vaatimustenmukaisuusprosessien seurantaan. Tehtävää varten tarkastusvaliokunta seurasi yhtiön taloudellista tulosta sekä kävi läpi taloudelliset tunnusluvut ja neljännesvuosittaiset taloudelliset raportit. Tulosten yhteydessä valiokunta kävi läpi kyseisen tarkastelujakson mahdolliset mer­ kittävät ja epätavalliset tapahtumat, kirjan­ pitoarviot ja laatimisperiaatteet. Tarkastus­ valiokunnalle raportoitiin lisäksi neljännes- vuosittain varmennus- ja lakiasioista. Rapor­ tit koskivat vaatimustenmukaisuutta, sisäistä valvontaa, sisäistä tarkastusta sekä oikeus­ riitoja ja muita oikeusprosesseja. Muita valiokunnalle neljännesvuosittain esitettäviä raportteja ovat rahoitukseen ja energiaris­ kien hallintaan liittyvät raportit. Yhtiön riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden valvonnan osalta tarkastusvaliokunta käsit­ teli yhtiön riskienhallintaprosessia, ja sitä informoitiin prosessin yhteydessä tunniste­ tuista 20 suurimmasta riskistä sekä konserni­ tason strategisista riskeistä mukaan lukien makroekonomiset ja poliittiset riskit, ympä­ ristöriskit, vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit sekä liiketoimintakohtaiset riskit. Vuonna 2017 valiokunta käsitteli myös oheisessa taulukossa esiteltyjä vuosittaisia, neljännesvuosittaisia, säännöllisiä ja muita aiheita. Päävastuullinen tilintarkastaja osallistui kaikkiin valiokunnan kokouksiin ja raportoi sille osavuositarkastuksesta ja tarkastus­ havainnoista sekä esitti selvityksen kerty­ neistä tilintarkastuspalkkioista ja tilintarkas­ tukseen liittymättömistä palkkioista kultakin vuosineljännekseltä. Valiokunta kokoontui sisäisen tarkastajan ja tilintarkastajan kanssa neljännesvuosittain ilman, että yhtiön toimi­ vaan johtoon kuuluvia oli läsnä. Kokouksia pidettiin myös yhtiön johdon kanssa ja valiokunnan jäsenten kesken jokaisessa kokouksessa.

VUOSITTAISET AIHEET Osingonjako

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä Sisäisen tarkastuksen suunnitelma ja sen toteutuminen IT-vaatimustenmukaisuus ja kyberturvallisuus Tilintarkastajan riippumattomuus Tilintarkastajan toiminta ja pätevyys Tilintarkastajan valitseminen Tilintarkastajan palkitseminen Tilintarkastussopimus Tilintarkastussuunnitelma Muita kuin tilintarkastuspalveluita koskeva toimintakehys Valiokunnan kalenteri

Lue lisää: www.upm.uy/kasvu

Hallituksen arviointi Työjärjestyksensä mukaan hallitus arvioi vuosittain toimintaansa ja työskentelytapo­ jaan ja valiokuntien toimintaa ja työskentely­ tapoja. Lisäksi valiokunnat arvioivat itse toimintaansa ja työskentelytapojaan vuosittain. Nimitys- ja hallinnointivaliokunta avustaa hallitusta vuosittaisessa arvioinnissa ja kyselyn tulosten käsittelyssä ja ottaa arvioinnin tulokset huomioon valmis­ tellessaan hallituksen kokoonpanoa koskevaa hallituksen ehdotusta varsinaiselle yhtiö­ kokoukselle. Vuonna 2017 arviointi toteutettiin itsearviointina, ja sen tuloksia käsiteltiin ja niistä keskusteltiin hallituksen joulukuun kokouksessa. Kysely sisälsi muutamia muutettuja kysymyksiä liittyen hallituksen ja valiokuntien tehtäviin ja vastuisiin sekä joitain uusia kysymyksiä liittyen valiokunta­ työn merkityksen kasvamiseen lainsäädän­ nöllisen toimintaympäristön muutosten ja niistä johtuneiden työjärjestysten päivitysten seurauksena. Jäsenet arvioivat hallituksen ja valiokuntien suoriutumista tehtävistään ja vastuistaan, hallituksen ja valiokuntien kokoonpanoa ja rakennetta, työskentelykulttuuria, hallituksen ja valiokuntien kokousten tehokkuutta, yksittäisten jäsenten osallistumista ja

NELJÄNNESVUOSITTAISET JA SÄÄNNÖLLISET AIHEET LISÄTIETOJA Yleinen tietosuoja-asetus

hallituksen puheenjohtajan toimintaa. Vuoden 2017 itsearvioinnin tulokset olivat erittäin myönteisiä ja osoittivat, että hallitus, hallituksen puheenjohtaja ja valiokunnat toimivat hyvin tehokkaasti ja keskittyvät oikeisiin asioihin. Hallituksen kokoonpano ja rakenne sai myös korkeat pisteet. Vuonna 2017 hallitus käytti enemmän aikaa yhtiön kykykartoitusproses­ seihin ja seuraajasuunnitteluun, ja kyselyn tulokset osoittivat selvää kehitystä näillä osa-alueilla. Vuonna 2018 hallitus käyttää enemmän aikaa strategisten ja operatiivisten riskien arviointiin ja hallintaan. Hallituksen valiokunnat Valiokunnat avustavat hallitusta valmis­ telemalla hallituksen päätösvaltaan kuuluvia asioita. Lisäksi valiokunnat avustavat halli­ tusta sen seuranta- ja valvontatehtävissä. Hallitus on vastuussa valiokunnille osoit­ tamiensa tehtävien hoitamisesta. Vuoden 2017 hallituksen arvioinnin tulosten mukaan tehtävien jako koko hallituksen ja sen valiokuntien kesken on asianmukainen ja valiokunnat osallistuvat tehokkaasti hallituksen työhön.

Nimitys- ja hallinnointivaliokunta auttoi hallitusta valiokuntien kokoonpanon, päte­ vyysvaatimusten ja tehtävien tarkastelussa sekä valmisteli hallitukselle valiokuntien jäsenten ja puheenjohtajien nimitystä koskevan ehdotuksen. Valiokuntiin hallituk­ sen järjestäytymiskokouksessa 29. maalis­ kuuta 2017 nimitetyt hallituksen jäsenet käyvät ilmi alla olevasta taulukosta. Toimi­ tusjohtaja tai muu yhtiön johtoon kuuluva henkilö ei voi olla minkään hallituksen valiokunnan jäsen. Hallitus on vahvistanut valiokuntien kirjalliset työjärjestykset, joista käyvät ilmi kunkin valiokunnan tarkoitus, kokoonpano, toiminta ja tehtävät sekä valiokuntien jäsen­ ten pätevyysvaatimukset. Työjärjestykset ovat nähtävissä yhtiön internetsivuilla. Jokainen valiokunta vastaa työjärjestyksensä mukais­ ten tehtävien hoitamisesta. Valiokunnat kokoontuvat ennen halli­ tuksen kokouksia valmistellakseen asioita hallituksen päätettäväksi. Valiokuntien kokouksia seuraavassa hallituksen kokouk­ sessa valiokuntien puheenjohtajat raportoivat valiokuntien käsittelemistä asioista ja teke­ mistä toimenpiteistä hallitukselle. Valiokun­ tien kokouksista laaditaan pöytäkirja, joka toimitetaan tiedoksi hallituksen jäsenille.

Uuden EU-asetuksen soveltaminen alkaa 25. toukokuuta 2018. Tarkastusvaliokunnalle rapor­ toitu toimeenpanosuunnitelman etenemisestä, viestinnästä ja koulutuksesta, joilla varmistetaan asetuksen noudattaminen UPM:ssä.

Talousorganisaatio

Päivitys kehityssuunnitelmista

Sisäisen tarkastuksen ulkoinen laadunvalvonta

Suorittaja Institute of Internal Auditors

Tilintarkastajan vaihto

Tilintarkastajan vaihto pakollista vuonna 2024 Valiokunta hyväksyy tilintarkastajan laskut

Tilintarkastus-, tilintarkastukseen liittyvät ja muut kuin tilintarkastukseen liittyvät palvelut ja palkkiot

MUUT AIHEET

LISÄTIETOJA

Pitkän aikavälin taloudelliset tavoitteet

Hallitus hyväksyi yhtiön uudet pitkän aikavälin taloudelliset tavoitteet tammikuussa 2017 Hallitus hyväksyi päivitetyt politiikat huhtikuussa 2017 Uuden standardin soveltaminen 1. tammikuuta 2018 alkaen Uuden standardin soveltaminen 1. tammikuuta 2019 alkaen Uuden standardin soveltaminen 1. tammikuuta 2018 alkaen Uuden tulkinnan soveltaminen 1. marraskuuta 2017 alkaen Uusien lakisääteisten raportointivaatimusten soveltaminen 1. tammikuuta 2018 alkaen Uusien lakisääteisten raportointivaatimusten soveltaminen 1. tammikuuta 2018 alkaen Kehityskohteiden arviointi

Konsernin rahoituspolitiikka ja tytäryhtiöiden ja liiketoimintojen rahoituspolitiikka IFRS 15 Myyntituotot asiakassopimuksista

IFRS 16 Vuokrasopimukset

IFRS 9 Rahoitusinstrumentit

Markkinoiden väärinkäyttöasetus

Riskitiedot ja päätöksenteko

Muiden kuin taloudellisten tietojen raportointi

Muiden kuin taloudellisten asioiden hallinta UPM:llä - Korruption- ja lahjonnanvastainen toiminta - Työvoimakäytännöt, työturvallisuus ja ihmis- oikeudet - Ympäristövaikutukset ja tuoteturvallisuus - Vastuullinen hankinta Konsernitason vaatimustenmukaisuuskooste

Valiokuntien jäsenet 2017

TARKASTUSVALIOKUNTA

PALKITSEMISVALIOKUNTA

NIMITYS- JA HALLINNOINTIVALIOKUNTA

Piia-Noora Kauppi (puheenjoht.) Veli-Matti Reinikkala (puheenjoht.) Björn Wahlroos (puheenjoht.) Wendy E. Lane Henrik Ehrnrooth Berndt Brunow Kim Wahl Suzanne Thoma Ari Puheloinen

Kattava vaatimustenmukaisuuskooste neljännes­ vuosittaiseen vaatimustenmukaisuusraporttiin

SISÄLTÖ

80

81

UPM Vuosikertomus 2017

UPM Vuosikertomus 2017